Ondernemen is wat ons betreft ontzettend leuk! Maar één onderdeel blijft toch altijd een dingetje: de boekhouding.. Helemaal als je net gestart bent komt er ontzettend veel op je af en vliegen de lastige termen je om de oren. Maar: zodra je eenmaal de basis snapt en de goede tools hebt dan valt het echt reuze mee. Én kun je er wellicht ook nog voordeel uithalen. In dit artikel geeft Nikkie den Dekker – co-founder van boekhoudoplossing Paperdork – je 10 belastingtips voor jou als startende VA ondernemer.>
1 – Btw is wat anders dan inkomstenbelasting
Even helemaal naar de basis: welke belastingen betaal je eigenlijk als ondernemer? De meeste startende ondernemers registreren zich met een Eenmanszaak. Met een eenmanszaak maken we onderscheid tussen btw en inkomstenbelasting. Btw is een indirecte belasting die wordt geheven wanneer je producten of diensten verkoopt. Je int deze belasting bij je klanten, en betaalt deze ook bij de inkopen die je doet. Aan het einde van het kwartaal wordt de btw die je moet afdragen verrekend met de btw die je hebt betaald. Dit doe je bij de btw-aangifte. Het is aan te raden om je ontvangen btw direct opzij te zetten. Inkomstenbelasting is een directe belasting die je betaalt op basis van je inkomen, oftewel je winst in het geval van een onderneming. De inkomstenbelasting doe je 1x per jaar in de inkomstenbelasting. In loondienst houdt de werkgever maandelijks belasting voor je in, als ondernemer moet je deze belasting achteraf zelf afdragen. Maak dus ook altijd een berekening en zet naast de btw ook voldoende geld opzij voor de inkomstenbelasting!
Bonus tip: met een rekentool kun je zelf berekenen wat je kunt verwachten aan inkomstenbelasting. Maak bij voorkeur aparte potjes of rekeningen aan voor btw en inkomstenbelasting. Zo kom je niet voor verrassingen te staan.
2 – Gebruik vanaf de start een boekhoudprogramma
Hoe makkelijk en laagdrempelig het ook is om meteen naar Excel te grijpen: begin er niet aan. Er zijn tegenwoordig veel betere tools om je administratie in bij te houden. In vergelijking met handige boekhoudprogramma’s is Excel erg tijdrovend en ook foutgevoelig. Wanneer je vanaf de start van je onderneming met een boekhoudprogramma werkt creëer je meteen structuur en inzicht (wel zo fijn als VA 😊). Je maakt daarnaast snel professionele facturen en hebt een plek om je bonnetjes te bewaren. Met ingebouwde validaties voorkom je fouten. Geloof ons: eenmaal gestart in een boekhoudprogramma wil je nooit meer anders!
3 – Bedenk of je aanloopkosten hebt
In sommige gevallen heb je al (zakelijke) kosten gemaakt voor je onderneming voordat je officieel gestart bent. Bijvoorbeeld wanneer je eerst een marktonderzoek hebt gedaan. De kosten die je hebt gemaakt voor de start van je onderneming noem je aanloopkosten. Voor aanloopkosten geldt dat je ze tot 5 jaar voor de start van jouw onderneming nog in je administratie mag verwerken. Je moet in dat geval wel kunnen aantonen dat je deze kosten puur voor je onderneming hebt gemaakt. Een laptop die eerder hebt gekocht en ook al privé hebt gebruikt telt bijvoorbeeld dus niet.
4 – Registreer je uren voor het urencriterium
Misschien wel de meest onderschatte regeling voor zzp’ers: het urencriterium. Zonde! De belangrijkste voorwaarde van het urencriterium is dat je jaarlijks minstens 1225 uur aan je onderneming moet werken. Dat komt neer op gemiddeld 3 dagen in de week als je het hele jaar werkt. Alle uren mogen meetellen. Niet alleen de declarabele uren, ook de tijd die je besteedt aan marketing, je administratie of reistijd bijvoorbeeld. Wanneer je voldoet aan het urencriterium geeft dit je recht op een aantal aftrekposten. Hoewel de hoogte van die aftrekposten wordt afgebouwd, levert dit je nog steeds een mooi belastingvoordeel op. Dat voordeel kan (nu nog) zelfs oplopen tot duizenden euro’s. Je moet je uren dan wel kunnen aantonen, zorg er dus voor dat je ze ergens bijhoudt!
5 – Registreer je kilometers (en vergeet je fiets niet!)
Ook al werk je grotendeels op afstand, het kan nog steeds zijn dat je af en toe moet reizen voor je werk. Vergeet dit dan niet in de administratie te zetten. Voor een auto of fiets kun je ervoor kiezen om deze op de zaak te zetten of privé te houden. In veel gevallen is het gunstig om dit privé te houden in verband met de bijtelling. Met een privé auto of fiets mag je alsnog een kilometervergoeding bijhouden. Je doet dit door €0,21 per kilometer (in 2024 wordt dit verhoogd naar €0,23 per kilometer) als theoretische kosten in je administratie te zetten, zonder btw. Dit drukt je winst, waardoor je een voordeel hebt bij de inkomstenbelasting. Zorg er wederom wel voor dat je de ritten registreert en kunt aantonen.
Bonus tip: kilometervergoedingen zijn een voorbeeld van veel vergeten zakelijke kosten. Maar zo zijn er nog meer veel vergeten kosten, denk aan: bank kosten, verzekeringen, telefoonabonnementen, software abonnementen en marketing kosten. Maak eventueel voor jezelf een checklist en vink dit ieder kwartaal af.
6 – Verdiep je in Profit First
Één van de grootste angsten als startend ondernemer is dat er brood op de plank moet komen. Er moet omzet binnenkomen, maar nog veel belangrijker: onderaan de streep wil je er winst aan overhouden. Profit First is een geldpotjesmethode en kan je hierbij helpen. Wij raden altijd aan om een beetje flexibel om te gaan met de officieel voorgeschreven regels. Wij zien het als een richtlijn, waarbij je zelf het beste kunt experimenteren met wat voor jou goed werkt.
Bonus tip: in dit artikel vind je een aantal praktische tips over hoe je Profit First goed kunt toepassen in jouw dagelijkse praktijk.
7 – Streef naar meerdere opdrachtgevers
Heb je bij de start van jouw onderneming nog maar één klant? Dat is helemaal niet erg. Maar houd er op termijn wel rekening mee dat één van de criteria om ondernemer te zijn is dat je meerdere opdrachtgevers moet hebben. Op den duur moet je dus op zijn minst streven naar meerdere opdrachtgevers. Wees dus proactief. Ga regelmatig in gesprek met bedrijven, en zorg dat je dit documenteert.
8 – Nieuwe laptop of telefoon nodig? Verdiep je in de KIA!
Is je telefoon of laptop aan vervanging toe? Verdiep je dan eens in de KIA, ook wel de Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (ja dit is echt één woord). Als je in een kalenderjaar namelijk voor meer dan €2600 investeert dan heb je recht op extra belastingvoordeel. Wel moeten je investeringen dan aan een aantal voorwaarden voldoen. Het moeten bedrijfsmiddelen zijn die langer dan één jaar meegaan en die individueel meer dan €450 (exclusief btw) hebben gekost. Ga niet investeren als je niets nieuws nodig hebt, maar als je spullen aan vervanging toe zijn dan kan het verstandig zijn om je investeringen in één jaar te bundelen.
9 – Denk na over pensioen en AOV
Iets dat altijd onderaan je prioriteitenlijstje komt: pensioen en arbeidsongeschiktheid. Maar tóch zouden wij je willen aansporten hier vanaf de start eens goed over na te denken. Investeren in je pensioen of het afsluiten van een arbeidsongeschiktheidsverzekering kan je namelijk een belastingvoordeel opleveren. Het zijn geen zakelijke uitgaven (en ze horen dus ook niet in je zakelijk administratie thuis), maar je kunt ze wel opnemen in het privé deel van de inkomstenbelasting. Dat scheelt je dus belastingcenten, maar nog belangrijker: je investeert in je toekomst en dekt je in voor risico’s!
10 – Onderschat je inkomstenbelasting niet
Vind je al die belastingtermen en regeltjes toch maar complex? Begin dan niet zelf aan je inkomstenbelasting. Jaarlijks kloppen er weer tientallen ondernemers (te laat) bij ons aan die dit enorm hebben onderschat. Als particulier is je aangifte simpel, maar als ondernemer wordt je aangifte een stuk complexer met onder andere een balans en winst- en verliesrekening. Als je niet weet hoe dat werkt, schakel dan ruim van tevoren een boekhouder in. De inkomstenbelasting aangifte werkt namelijk ook door in toekomstige jaren. Grote kans dat eventuele foutjes later dus toch nog aan het licht komen en alsnog hersteld moeten worden. Bespaar jezelf die stress, extra kosten en correcties!
Nikkie den Dekker is co-founder van Paperdork, een moderne boekhoudoplossing. Met de combinatie van een innovatief boekhoudprogramma + vaste ‘cijferbaas’ hoef jij je om de administratie niet meer druk te maken. Je scant super simpel je bonnetjes, stelt je eigen doelen en maakt facturen in de app. Jouw cijferbaas kijkt met je mee en geeft tips en advies, doet al jouw aangiftes én je kunt er met al je vragen terecht.
Benieuwd of Paperdork wat voor jou is? Je kunt een gratis demo inplannen om een kijkje te krijgen in de app, en kennis te maken met je (misschien wel toekomstige) cijferbaas. Noem daarbij dat je via VA school komt, dan krijg je eenmalig €25 korting.
Volg ons op Instagram voor nog meer hersenspinsels en inspiratie