De Not-to-do-list: 250 werkzaamheden die je lekker kunt uitbesteden - VA school | voor een succesvolle business als virtual assistant

Als ondernemer komt er een hoop op je af. Want naast het leveren van jouw product of dienst, ben je ook nog boekhouder, marketingmanager en verantwoordelijk voor de sales, de klantenservice, de social media, de administratie en meer. Dat is vaak meer dan een dagtaak!

Je hoeft niet alles zelf te doen

Er komt een moment dat de tijd die je kwijt bent aan de administratie ten koste gaat van je werkzaamheden voor klanten (of van jouw eigen vrije tijd!). Of dat de groei van je bedrijf stagneert omdat je niet precies weet waar je moet beginnen met je marketing. Misschien zorgen de zaken die blijven liggen zelfs voor stress en minder werkplezier. Wanneer je op dat punt bent aangekomen is het tijd om hulp in te schakelen. Want je kunt niet alles weten en niet alles alleen doen. En dat hoeft gelukkig ook niet.

Virtual Assistants to the rescue!

Virtual Assistants (VA’s) zijn zelfstandige, flexibele professionals die ondernemers online (en soms op locatie) ondersteunen bij alles wat er bij ondernemen komt kijken. Met ervaring en kennis van de juiste programma’s en tools kunnen ze taken van je overnemen of processen efficiënter inrichten. Ze denken met je mee en helpen je met de zaken waar je niet aan toekomt. Virtual Assistants bieden een vast aantal uur per week of maand ondersteuning of zijn op projectbasis inzetbaar. Zodat je bedrijf verder kan groeien en jij meer tijd krijgt voor wat voor jou belangrijk is. 

Welke taken kan een Virtual Assistant overnemen?

Sommige Virtual Assistants zijn gespecialiseerd in marketing en sales, sommige in administratie of boekhouden en weer andere VA’s zijn allround inzetbaar. Er zijn ook VA’s die zich toeleggen op een specifieke branche: milieu, hippische sport of de makelaardij bijvoorbeeld. Waarbij kun jij wel wat hulp gebruiken? Hieronder vind je een overzicht van 250 werkzaamheden die je met een gerust hart aan een Virtual Assistant kunt overlaten. Je kunt erop vertrouwen dat alles tot in de puntjes verzorgd wordt. En zelf weer gaan doen waar jij blij van wordt! 

250 taken?

Er zijn misschien wel 1000 taken die een VA kan overnemen. Mis je nog iets in onderstaand overzicht? Laat het ons weten in een reactie onderaan de pagina. Je kunt ook de social share buttons gebruiken om dit blog te delen. Spread the word!

250 Werkzaamheden die je vandaag nog kunt uitbesteden aan een virtual assistant:

Office Support

  • Agendabeheer
  • Afspraken inplannen
  • Afspraken bevestigen
  • Overstappen van website host of email service
  • Beheer van lopende contracten
  • Projectplanning
  • Structureren administratie
  • E-Mail inbox organiseren
  • Opzetten van filters en auto-reply’s voor e-mail
  • Maken van templates voor e-mail
  • Beantwoorden van e-mails
  • Notuleren
  • Notities uitwerken
  • Subsidieaanvragen indienen
  • Verwerkingsregister maken/bijhouden
  • Bestanden organiseren
  • Researchen leveranciers
  • Software researchen
  • Salarisadministratie
  • Archiveren
  • Spreadsheets maken
  • Meeting-ruimtes reserveren
  • Office 365 inrichten
  • Opstellen van contracten
  • Urenregistratie
  • Kilometerregistratie
  • Correspondentie (meertalig)
  • Visa regelen
  • Kerstpakketten uitzoeken en bestellen
  • Relatiegeschenken uitzoeken en bestellen
  • Presentatiemateriaal bestellen
  • Backoffice managen
  • Vakantieplanning maken
  • HR-ondersteuning
  • Capaciteitsplanning
  • Opzetten prioriteitenlijst
  • Briefen van freelancers
  • Inplannen van freelancers
  • Inplannen werk- en klantbezoeken
  • Privé-afspraken plannen en regelen
  • Voortgangsbeheer
  • Budgetbeheer
  • AVG-proof maken website of bedrijf
  • Voorbereiden op Brexit
  • Verzekeringen nalopen
  • Inkoop management en voorraadbeheer
  • Organisatie evenementen managen
  • Research voor projecten
  • Optimaliseren van bedrijfsprocessen
  • Boeken van reizen
  • Onboarden nieuwe medewerkers
  • Wijzigen van gegevens bij KVK, AFM en andere instanties
  • Tekenklaar maken van overeenkomsten, volmachten, aandeelhoudersbesluiten etc.
  • Learning & development
  • Wijzigingen in wet- en regelgeving signaleren en implementeren
  • Coördineren verhuizingen
  • Koppelen van systemen
  • Begeleiden van Expats (Juridisch, wonen, praktisch)
  • Implementeren van meetsystemen
  • Hulp bij CO2 vraagstukken
  • Schrijven van een omgevingsmanagementplan
  • Klankbord zijn voor ondernemer
  • Registratie van ISBN-nummers
  • Nieuwe tools en toepassingen implementeren
  • Werkplan maken
  • Team van VA’s aansturen
  • Efficiënte oplossingen implementeren

Boekhouding

  • Inboeken inkoopfacturen
  • Betalingen uitvoeren
  • Maken en verzenden van facturen
  • Nabellen niet betaalde facturen
  • Automatiseren van boekhouding
  • Inrichten van boekhouding
  • Bonnen inscannen
  • Bankmutaties verwerken
  • Maken van creditnota’s
  • e-Boekhouden opzetten
  • e-Boekhouden instructie geven
  • BTW-aangifte
  • Voorbereiden belastingaangifte
  • Crediteurenbeheer
  • Debiteurenbeheer
  • Declaraties inboeken
  • Jaarrekening opstellen
  • Opschonen administratie
  • Aftrekposten checken
  • Ondersteuning bij audits

Tekst en Ontwerp

  • Visuals maken voor social media (in bijv. Canva)
  • Video’s maken
  • Video editing
  • Schrijven van converterende nieuwsbrieven
  • Schrijven van persberichten
  • Blogs publiceren
  • Redigeren van teksten
  • Proeflezen van teksten
  • Schrijven van productomschrijvingen voor webshops
  • Vertalingen
  • Ontwerp flyers/visitekaartjes etc.
  • Fotobewerking
  • Blogs schrijven
  • Infographics maken
  • Tekstredactie
  • Uitwerken van transcripties
  • Verslaglegging
  • Video’s ondertitelen
  • Online Magazines maken
  • Werkboeken maken

Social Media

  • Social media accounts opzetten
  • Beheren social media accounts
  • Inplannen berichten
  • Social media marketing
  • Beheer YouTube kanaal
  • Uploaden video’s YouTube
  • Interactie met volgers
  • Zoeken en delen van content van andere partijen
  • Maken van berichten
  • Analyse van resultaten
  • Advertentie targeting
  • Adverteren op social media
  • Opzetten en beheren van groepen op Facebook en LinkedIn
  • Maken en beheren bedrijfspagina LinkedIn
  • Pinterest pins maken
  • Pinterest boards maken en beheren
  • Pinterest pins linken naar website
  • Optimaliseren bestaande profielen
  • Wedstrijden organiseren
  • Wedstrijden opvolgen en prijzen versturen
  • Social Media-strategie bepalen
  • Content Kalender maken
  • Nieuws-alerts opzetten

Marketing

  • Advertenties plannen
  • E-Mail marketing
  • E-Mail lijst beheren
  • Analyseren resultaten e-mailcampagnes
  • Technische ondersteuning bij podcasts
  • Benaderen van gasten voor podcast
  • Bedenken van vragen voor interviews
  • Maken van soundbites uit podcasts
  • Uploaden van podcast naar diverse platforms
  • Concepten bedenken
  • Sourcen van weggevers
  • Webcare
  • Technische ondersteuning bij webinars
  • Moderaten bij webinars
  • Verzenden van bedankjes naar klanten
  • Strategie bepalen
  • Community management
  • Forum beheer
  • Concurrentie-onderzoek
  • SEA
  • Content planning
  • Content creatie
  • Maken en versturen van surveys
  • Productlanceringen
  • Benaderen van klanten voor reviews
  • Reageren op reviews
  • Maken van polls en quizzen
  • Zoekwoordenonderzoek
  • Managen van gast-blogs
  • SWOT-analyses maken
  • Opzetten van campagnes op diverse kanalen
  • Marketing Automatisering
  • Bedrijfsvideo’s maken
  • Contact leggen met influencers
  • Schrijven communicatieplan
  • Converterende nieuwsbrieven schrijven
  • Branding
  • Trends signaleren
  • Conceptcreatie
  • Hoofdlijnen uitstippelen
  • Onderwerpen aandragen voor video’s/podcasts etc.
  • Boeken van interviews
  • Klantprofielen maken

Sales

  • Klantretentie
  • CRM-database bouwen/updaten
  • Maken van rapportages
  • Powerpoint-presentaties maken
  • Verkooppresentaties schrijven
  • Creëren van leads-lijsten via LinkedIn
  • Opzoeken van contactgegevens prospects
  • Brainstormsessies
  • Afspraken inplannen
  • Bevestiging van afspraken
  • Klantenservice
  • Telefoondienst
  • Acquisitie
  • Offertes maken
  • Contractbeheer
  • Data-entry
  • Onboarding nieuwe klanten
  • Live chat support
  • Concurrentie-onderzoek
  • Feedback van klanten verzamelen
  • Terugkoppelen van feedback
  • Prijsvergelijkingen
  • Opzetten en inrichten van CS-systeem zoals bijvoorbeeld Zendesk
  • Orderverwerking
  • Orders versturen
  • Schrijven klachtenafhandelingsplan
  • Verkoopgesprekken en upselling
  • Ordermanagement
  • Klantenlijst updaten

Websites

  • Website beheer
  • Website onderhoud
  • Website design
  • Back-ups en beveiliging
  • Updaten plug-ins
  • Webteksten schrijven
  • Online academies bouwen
  • Online academies onderhouden
  • Funnels bouwen
  • Webshop bouwen
  • Webshop artikelen toevoegen
  • Webshop foto’s maken/toevoegen
  • Webshop orders versturen
  • SEO-optimalisatie
  • Hashtag onderzoek
  • Keyword onderzoek
  • Optimaliseren verouderde content
  • Forum beheer
  • Google analytics
  • Maken van landingspagina’s
  • Privacyverklaring maken
  • Maken van portfolio
  • Consistentie huisstijl op site beoordelen
  • Navigatie-elementen beoordelen
  • Technische problemen oplossen
  • Conversieoptimalisatie

Evenementen

  • Draaiboek maken
  • Begroting maken
  • Sprekers en/of artiesten regelen
  • Locaties scouten en boeken
  • Vervoer en accommodatie regelen
  • Gasten ontvangen
  • Technische ondersteuning
  • Promovideo maken
  • Promotie evenementen
  • Ticketverkoop coördineren
  • Sponsorpakketten samenstellen
  • Sponsoren benaderen
  • Noodplan opstellen
  • Vergunningen aanvragen
  • Registeren bij evenementenkalenders
  • Contact met lokale media
  • Aftermovie maken
  • Personeel en vrijwilligers regelen
  • Beveiliging regelen
  • Contact met leveranciers onderhouden
  • Goodiebags samenstellen
  • Troubleshooten tijdens evenement

Ben jij benieuwd welke van de 250 werkzaamheden bij jou past? Doe de VA quiz en ontdek welk type VA jij bent. www.vaschool.nl/quiz

Dit blog is geschreven door Lilian van Engelen van Piccalilly Connects in samenwerking met VA school.