Wat zijn jouw plannen voor je onderneming dit jaar? Misschien wil je meer tijd vrijmaken om iets te doen met de kansen die je al tijden ziet liggen, voordat een ander ze grijpt. Of je wilt die klusjes die al maanden op ieder To Do-lijstje terugkomen om je te herinneren aan je uitstelgedrag, nu eindelijk eens lekker kunnen schrappen. Of je wilt dit jaar echt stoppen met die klussen die wel bij het ondernemen horen maar waarvan je echt niet blij van wordt (boekhouding/social media beheer/administratie/btw-aangifte/website bijhouden, we’re looking at you!). Want je bent geen ondernemer geworden om in je vrije tijd bezig te zijn met dingen die je zelfs niet tijdens je werktijd wilt doen, toch?

Virtual assistants to the rescue

Als het inderdaad jouw plan is om meer tijd vrij te maken voor wat er voor jou toe doet, dan is een virtual assistant (VA) iets voor jou! Een virtual assistant is een professional die jou helpt met alle dingen waar je nu niet aan toekomt. Voor een paar uur per week of maand, net wat je nodig hebt. Of het nu om administratieve ondersteuning, sales, klantenservice, technische hulp met je online business of marketing gaat. Klinkt goed toch?

Net zo ondernemend als jijzelf

Virtual assistants werken vanuit een eigen werkplek, op hun eigen computer, daar hoef je dus niks voor te regelen. Bovendien zijn VA’s flexibel, ze hebben veel ervaring en zijn zelf ook ondernemer. Daardoor weten ze heel goed hoe ze jou het best kunnen ondersteunen. Hebben we je overtuigd en zie je het samenwerken met een VA helemaal zitten? Dan hebben we een paar tips voor je om die samenwerking zo succesvol mogelijk te maken. Je vindt ze hieronder!

5 Tips voor het inschakelen van een virtual assistant

1. Welk probleem wil je oplossen?

Bedenk, nog los van de werkzaamheden die een VA voor je zou kunnen oppakken, welk probleem je graag wilt oplossen. Wat zit je nu in de weg? Besteed je te veel tijd aan dingen waar je helemaal geen verstand van hebt? Verlies je tijd of geld aan bepaalde zaken? Zijn er energielekken, taken waarvan je zegt: dat vind ik zo ontzettend niet leuk, als ik daaraan begin is de rest van de dag al verpest? Voor die dingen kun je een virtual assistant inschakelen. Want hoe fijn is het om jouw probleem op te lossen door dingen uit te besteden aan iemand die die taken wél leuk vindt om te doen (en die ze waarschijnlijk sneller en beter doet dan jijzelf)?

2. Welke werkzaamheden ga je uitbesteden?

Hou eens een maandje in je agenda bij wat je tegenkomt. Al die dingen waarvan je denkt: dat zou ik kunnen uitbesteden of dat zou ik liever niet meer willen doen. Dus niet gaan zitten om een lijstje te maken, maar schrijf het op op het moment dat het je in de weg zit. Dan ga je namelijk vanzelf herkennen: oh jee, daar heb je dat weer, dat wil ik niet meer. Of dan voel je: dit moet echt heel snel van mijn lijstje. Terwijl je, als je speciaal gaat zitten om een lijstje te maken, vaak denkt dat je het zelf wel ‘even’ kan doen, op je vrije middag. Dan ga je jezelf ervan overtuigen dat het niet nodig is hulp in te schakelen. En dan verandert er uiteindelijk dus niets. Waarschijnlijk kun je meer uitbesteden dan je denkt, check de Not-to-do-list met 250 werkzaamheden maar eens!

3. Waar wil je graag meer van?

Stel je eens voor dat je die tijd- en energieverslindende dingen niet meer hoeft te doen. Waar kun je dan meer van doen? Wat gaat het voor je betekenen? En voor je bedrijf? Heb je dan wel een middag vrij, kun je meer aan sales doen of creatiever zijn? Schrijf eens op wat er allemaal zou kunnen veranderen in je bedrijf als je meer tijd had. Valt er bij het idee alleen al een last van je schouders of krijg je een energieboost, dan weten we zeker dat het samenwerken met een VA voor jou een goed idee is!

4. Wat is je budget?

Belangrijk om bij stil te staan: wat wil (en kun) je aan het inhuren een VA besteden? Natuurlijk kun je de hulp van virtual assistants inschakelen voor kortlopende projecten, maar over het algemeen is de samenwerking iets duurzaams, voor de langere termijn. Ook al is het maar voor een paar uur per week. Bedenk daarom van tevoren: kan ik dit over een half jaar ook gewoon nog betalen? Want het zou zo jammer zijn als de samenwerking stopt omdat je niet goed gebudgetteerd hebt. Wat ook een idee is: maak er een potje voor. En zet de komende maanden alvast iedere maand een bedrag opzij voor een virtual assistant. Daarmee vul je je potje al, terwijl je nog geen verplichtingen hebt. Dan weet je na een paar maanden dat het financieel haalbaar is en kun je daarna lekker knallen!

5. Een goede match

Het werkt natuurlijk het lekkerst als je een klik hebt met je VA. Dan verloopt de communicatie makkelijk en begrijp je van elkaar wat er nodig is. En wát er nodig is, is vaak precies dat wat je zelf wat minder hebt. Ben je zelf chaotisch, dan maakt iemand die orde in jouw chaos schept een enorm verschil. Werk je heel gestructureerd, dan zal iemand met creatieve ideeën jou inspireren en op weg helpen. En ben je bang dat je website eruit klapt zodra je een tekst verandert, dan kan een technisch VA jou goed ondersteunen.

Vind de virtual assistant die jouw bedrijf helpt groeien

Je kunt natuurlijk rondvragen in je netwerk, of op Google zoeken naar een VA met de vaardigheden waarnaar je op zoek bent. Of je kijkt op VA profiel!

Op VA profiel vind je ruim 75 enthousiaste, oplossingsgerichte, door VA school opgeleide virtual assistants. Klik op de foto’s voor meer informatie over hun expertise en contactgegevens. Makkelijker kunnen we het niet maken!