Heel bijzonder: een moeder en dochter die samen een VA business runnen. We volgden de dames al een poosje op Instagram en wisten meteen… dit verhaal moeten we delen! Lees alles over de succesvolle samenwerking tussen Chantal en Christa!

Vertel! Hoe is het idee om samen te ondernemen ontstaan?

“We zagen een gat in de markt: veel grote ondernemingen hebben moeite om professionele secretaresses te vinden. Onder het genot van een wijntje kwamen we op het geniale idee om samen een bedrijf te starten als virtueel assistent. Christa de ervaring, Chantal de kennis en door onze krachten te bundelen waren we direct breed inzetbaar voor onze klanten.”

Hoe lang werken jullie al samen?

“Inmiddels twee jaar! Op dit moment gaat het erg goed met de business. We hebben daarom besloten om onze dienstverlening zowel virtueel als interim op locatie aan te bieden. Tijdens onze opstart hebben wij geprobeerd om onszelf niet te profileren als moeder en dochter, omdat we dachten dat dit niet zakelijk genoeg overkwam. Maar later kwamen wij erachter dat mensen het juíst heel tof vonden. Dit was voor ons echt een eye opener.”

Virtualsupportoffice.nl: welke gedachte zit daarachter?

“Het vakgebied virtueel assistent is overgewaaid vanuit Amerika. Tijdens onze zoektocht naar een naam kwamen we heel veel Nederlandse bedrijfsnamen tegen. Om toch binnen de ‘roots’ te blijven van ons vakgebied, hebben we voor een Engelse naam gekozen die precies zegt wat we doen. We zijn een ondersteuningskantoor op afstand.”

Wat vindt de rest van de familie van jullie samenwerking?

“Ze vinden het heel leuk, maar ze kijken er op een afstand wel een beetje sceptisch tegenaan. Tja, ze snappen soms niet dat we alwéér aan het werk zijn. Onze partners vinden het geen probleem. Die laten ons lekker ons ding doen.”

Hoe is jullie opstart geweest? Hoe lang duurde het voordat jullie lekker draaiden?

“Onze opstart ging even moeizaam, maar we gingen er voor de volle 100% voor. We moesten uit eigen middelen investeren, dus alles moest zo goedkoop mogelijk: een website bouwen, laptops en telefoons aanschaffen, een Microsoft Office pakket, een boekhoudpakket, noem maar op. Out of the box denken heeft ons erg geholpen. Een leuk voorbeeld is een samenwerking met een tekstschrijver die wij kennen. Hij had het zó druk dat hij zijn klanten niet eens meer belde, omdat hij bang was dat daar weer nieuwe opdrachten uit kwamen.  Dat is precies waar wij ondernemers mee helpen! Wij hebben toen een deal gemaakt: wij hielpen hem met structuur aan te brengen in zijn e-mail en online documenten, pasten time-management toe (waar hij zo aan toe was) en hebben o.a. referenties opgevraagd bij zijn klanten want ook dat lag stil. In ruil daarvoor schreef hij onze website teksten. Een win-win situatie: hij blij met onze dienstverlening (konden we meteen oefenen hoe het werken met zo’n eerste klant nou echt in zijn werk ging) en wij waren blij met zijn teksten.”

Hebben jullie allebei een eigen expertise?

“Jazeker. Dat is ook onze kracht gebleken. We hebben onze dienstverlening opgesplitst in secretariële dienstverlening, marketingcommunicatie en relatiebeheer. Relatiebeheer pakken we samen op. Christa is verantwoordelijk voor het secretariële deel, Chantal voor de marketingcommunicatie. In eerste instantie was dat vooral met social media en marketing, maar intussen managet zij alles van A tot Z als virtueel manager. Chantal noemt zichzelf soms ook virtueel tovenaar. Dit vanwege haar ervaring met systemen en tools. Ze kan eigenlijk met ieder systeem overweg en dit is écht een expertise. Niet alleen het overweg kunnen met systemen van klanten is een pre, maar ook advies kunnen geven welke systemen en tools voor klanten goed van toepassing kunnen zijn is een must. Je moet de systemen voor je laten werken, niet andersom.”

Bedienen jullie alle klanten samen of ook apart?

“We bedienden in het begin de klanten samen, maar nu doet Chantal de virtuele- en Christa de interim-op-locatie-klanten. Je moet doen waar je goed in bent en waar je plezier in hebt. Dit advies geven we niet alleen aan klanten, maar ook voor jezelf als VA is dit ontzettend belangrijk. Als je werk doet waar je zelf niet blij van wordt, dan houd je dit werk niet lang vol. Wij staan iedere dag op met het gevoel: “yes, we mogen weer aan het werk”. In het begin waren we elkaars back-up, maar nu niet meer. Chantal staat wel op het punt om uit te breiden door een samenwerking met een andere VA aan te gaan. Christa is nu op haar eigen vakgebied bezig met het uitbreiden van haar netwerk.”

Wat zijn de voor- en nadelen van jullie samenwerking?

“We zijn allebei harde werkers. Iets maakt dat wij er altijd voor gaan, hoe moeilijk het ook is. We kunnen ook alles zeggen tegen elkaar. Dat kan in onze moeder-dochter relatie. Als collega’s/compagnon is dat vaak toch iets anders. Het nadeel is dat we vaak over werk praten. Onze partners worden er soms wel een beetje gek van.”

Wanneer kun je elkaar wel achter het behang plakken?

Christa: “Als ik iets niet snap wat Chantal uitlegt. Chantal is 30 en ik ben 57. Chantal denkt en handelt wat sneller met bepaalde dingen en is sneller ongeduldig. Een voordeel is dat ik Christa al 30 jaar ken en heb opgevoed, dus ik weet precies hoe ik daar mee moet omgaan. Haha! Wij zijn heel open en eerlijk tegen elkaar en als we even spuien tegen elkaar, dan is het daarna altijd weer goed. Je weet wat je aan elkaar hebt en je kunt elkaar vertrouwen. Dat is zó fijn!”

Gaan jullie in privétijd ook veel met elkaar om?

Chantal: “Ja, ik heb een zoontje van inmiddels 3 jaar en een man die 6 weken op 6 weken af werkt (internationaal). Christa is zo’n trotse en betrokken oma. Privé gaan we ook veel met elkaar om. Het sluipt er wel vaker in dat oma oppast en ik naar kantoor ga om te werken. Maar goed, we zien elkaar regelmatig en dat is het belangrijkste!”

Waarin vullen jullie elkaar aan?

“Christa is wat zakelijker en heeft daarin veel meer (werk)ervaring. Daar heeft Chantal in het begin veel aan gehad. Christa zegt gewoon waar het op staat tegen klanten en daar leerde Chantal in het begin heel veel van. Nu maakt zij zich niet meer druk. Ze weet dat dat het beste is wat je kunt doen. Open en eerlijk zijn tegen jezelf en tegen je klanten. Dan blijf je dicht bij jezelf en weet iedereen wat ze aan je hebben. Christa blijft altijd rustig. Dat heeft Chantal soms nodig. Zij belt haar als ze zelf even een duwtje in de rug nodig heeft. Chantal is een alleskunner. Ze is creatief en pragmatisch. We hebben heel veel lol samen en kunnen soms zo in een lachstuip vallen. Dat moet je natuurlijk niet overkomen als je bij een klant zit.”

Welk groot succes zouden jullie niet hebben behaald zonder elkaar?

“Voor Chantal is het lastig te organiseren om netwerkbijeenkomst bij te wonen, dus Christa gaat hier naartoe. Netwerken is belangrijk, vooral in het begin. Klanten moeten je zien/gezien hebben. Dan bouw je vertrouwen op en krijg je de gunfactor. Zo is ons klantenbestand ook gegroeid. We werden door onze eigen klanten aanbevolen bij andere nieuwe klanten.”

Waarom bieden jullie uitsluitend pakketten aan?

“Die pakketten zijn voor potentiële klanten interessanter. Hoe meer uren ze afnemen, hoe groter de korting op het uurtarief. Enerzijds helpt dat klanten over de barrière heen om toch met ons in zee te gaan. Anderzijds zorg je er op deze manier voor dat een klant ook daadwerkelijk x aantal uur uitbesteed. Het maandelijkse pakket wordt daarnaast vooraf betaald. Zo loop je als ondernemer weinig risico. Klanten kunnen ook kiezen voor uurtje factuurtje (los uurtarief) en dat wordt per maand achteraf gefactureerd, wat meestal wordt gebruikt bij interim klussen op locatie.”

Wat raad je andere VA’s aan op het gebied van samenwerken met familie?

“Houd het zakelijk. We kunnen onze moeder-dochter relatie heel goed scheiden. Dat is wel nodig om samen een bedrijf te runnen. En zorg ervoor dat je de taken in je bedrijf goed verdeelt. Je hebt altijd wel dingen waar je juist heel goed of minder goed in bent. Dus verdeel de taken zo dat je allebei doet waar jij goed in bent.”

Wanneer is een werkdag helemaal geslaagd voor jullie?

“Onze werkdag is helemaal geslaagd als onze klant tevreden is. Dat kan een ingesproken berichtje op WhatsApp zijn of een mailtje hoe blij ze met ons zijn. Dat is waar je het voor doet. Bij een baas werkten we net zo hard, maar dan wordt het vaak als normaal beschouwd. Sterker nog, doe er maar een schepje bovenop. Als onze klant ons nu bedankt, krijg je zoveel eer van je werk en voel je je zo gewaardeerd, dan is onze werkdag geslaagd!”

Meer inspiratie?

Wil je meer inspirerende verhalen van virtual assistants lezen? Meld je dan aan voor het gratis online VA magazine.