VA en haar klant Paulien van Nowherdays

Hoe is het om als ondernemer met een virtual assistant te werken? Of zelfs met een team van VA’s? En dan ook nog vanuit het buitenland? Paulien van Eerdenburg is eigenaar van Nowherdays. Zij woont en werkt op verschillende mooie plekken in de wereld en is nu in Mexico. Ze runt haar bedrijf samen met een team van VA’s, waaronder Fanny Estoppey. Fanny volgde de training ‘Een succesvolle business als virtual assistant’ bij VA school en werkt sinds 2019 als VA onder de naam vAbility. Hoe verloopt hun samenwerking? En waar moet je op letten als je gaat samenwerken? We vroegen het Paulien en Fanny! VA en haar klant: lees hier het verhaal van Paulien.

Paulien, kun je ons iets meer over jezelf en over je bedrijf vertellen?

Ik ben Paulien, eigenaar van Nowherdays. Ik ben mijn bedrijf, zoals ze dat zeggen, ‘op m’n zolderkamer’ begonnen. Hiervoor runde ik samen met mijn ex-partner een fysieke wijnhandel in Amsterdam. Al snel kwam ik erachter dat dit niet helemaal was wat ik altijd voor me had gezien. Ik wil graag meer vrijheid, kunnen wonen en werken waar ik wil. Zo wil ik leven en een bedrijf moet zich daar, in mijn visie, eigenlijk omheen vormen. En daar helpen we met Nowherdays ook andere vrouwen bij.

“Ik ben een beetje tegendraads”

Met Nowherdays wil ik vrouwen helpen om hun droomleven te creëren. Om meer financiële vrijheid te creëren, want ik weet dat het mogelijk is. Dat is een beetje een droomfilosofie/ideaalbeeld, een beetje tegendraads ook wel. Mijn leven is heel anders dan dat van de meeste mensen. Ik heb geen huis en woon nu al twee jaar overal ter wereld. Op dit moment is dat in Mexico. “Het moet kunnen, waarom kan dat niet, waarom doen heel veel mensen dat niet?”, vanuit die filosofie ben ik mijn bedrijf gestart. Ik heb een achtergrond in social marketing en online verdienmodellen en heb veel research gedaan. Zo is onze methodiek ontstaan. We helpen vrouwen om dat ook voor elkaar te krijgen. En dat is natuurlijk super tof, want uiteindelijk gaat het in het leven zeker niet alleen om geld verdienen. We hopen mensen te inspireren uit de ratrace te stappen. Om gewoon het leven te leven waar je gelukkig van wordt en dingen te doen waar je blij van wordt. Want het leven is veel te kort om dingen te doen waar je niet blij van wordt!

VA en haar klant Paulien van Eerdenburg - Nowherdays

Op welk moment besefte je: ik heb een virtual assistant nodig!

Eigenlijk al best wel snel. Ik heb best veel research gedaan en op een gegeven moment weet je wel: hoe meer je uitbesteedt, hoe meer tijd je hebt voor strategie en werken áán je bedrijf i.p.v. ín je bedrijf. Dat leren we natuurlijk allemaal aan andere vrouwen, maar het zelf doen is nog wel een ander ding. Toen ik dit bedrijf opstartte ging ik al snel nadenken over rollen. Ik zag mezelf niet als eenpitter, maar als ondernemer. Ik dacht: als je snel wilt groeien met je bedrijf moet je snel mensen hebben die je taken uit handen nemen. Ik ben gaan zitten en schreef vijf rollen uit. Wat voor mensen heb ik nodig in mijn business? Daar heb ik vijf vacatures voor geschreven. Ik had toen zelf al een Facebookgroep met veel leuke zzp’ers en vrouwen die in mijn doelgroep vielen en ook ondernemer wilden worden. Ik vond het interessant om daar te proberen mensen te werven voor een barterdeal.

“Je hebt niet meteen heel veel geld nodig.”

Mensen denken vaak dat je meteen heel veel geld nodig hebt en moet investeren, maar zo ben ik begonnen. Binnen één week had ik een team met vijf mensen die ik nul Euro betaalde. En ik heb altijd tegen hen gezegd: we groeien samen. Dus zodra ik je kan betalen, ga ik je natuurlijk betalen en dan groeien we samen verder. Dat is best wel snel gegaan en binnen no time kon ik ze ook allemaal betalen. We zijn al even op weg, maar er zijn nu nog steeds een aantal meiden die vanuit daar met mij werken. Fanny is trouwens ook zo gestart, net als een ander teamlid. Zij zijn daarna doorgegroeid naar een andere functie.

Hoe is Fanny op je pad gekomen?

Fanny zat volgens mij ook in onze Facebookgroep, daar is ze eerst iets voor gaan doen. En toen zijn we aan de praat geraakt. Wat ik zo fijn vond ook aan Fanny was dat ze zo proactief was. Ze zei: “Paulien, kan ik je nog ergens anders mee helpen? Ik zie dit en dit in het team, is dat iets waar ik je bij kan helpen?” Dan ben je bij mij aan het juiste adres, want bij mij krijg je gewoon werk als je slimme ideeën hebt. En als je zegt: “Volgens mij kan dit en dit beter, zal ik dat gaan doen?” Alsjeblieft, doe het! Dat is super fijn.

VA en haar klant Fanny en Paulien

Wat gaf de doorslag?

Eigenlijk werkten we dus al samen. We hebben Fanny geselecteerd omdat ze zo enthousiast was. Zij was startende, wij konden haar helpen en zij kon ons helpen, dus als een barterdeal was het win-win. Vanuit daar werkten we super fijn samen en kreeg ze steeds meer taken binnen het bedrijf. En nu is Fanny eigenlijk volledig mijn rechterhand. Eerst deed iemand anders dat, die werd langdurig ziek. Fanny bood aan: ik kan dit en dat doen. En dat is fijn, als je iemand hebt die opstaat en de boel ontzorgt. Dat is wat ze doet. Ze is heel bereikbaar, dat is voor mij ook belangrijk met het tijdsverschil.

Vind je het lastig om dingen uit handen te geven?

Bepaalde dingen wel, bepaalde dingen ook helemaal niet. Ik ben echt een ondernemer. Ik wil wel weten hoe het werkt, wat er in mijn bedrijf gebeurt. En ik vind het belangrijk dat ik dingen, als het moet, zelf kan doen. Dat ik bepaalde controle kan hebben op mijn teamleden. Maar als ik iets heb uitgevonden, we een proces hebben beschreven en ik weet hoe het werkt, dan ben ik er ook klaar mee, dan besteed ik het uit. Ik ben heel erg iemand van nieuwe dingen doen, van groei. Daar ben ik het beste in, dat vind ik het leukste om te doen en daar gaat mijn energie van stromen.

“Mijn handen vrij om nieuwe dingen te doen in mijn bedrijf.”

Ik denk dat ik vrijwel alles in mijn bedrijf heb uitbesteed, behalve de live dingen die ik doe. En dat vind ik echt heerlijk. Dat is echt niet overnight gegaan, we hebben er naartoe gewerkt, maar dat was wel vanaf dag één mijn visie. Ik dacht: ik moet mijn handen vrij hebben, zodat ik nieuwe dingen kan gaan doen in mijn bedrijf. Eerst heb ik het VA-werk uitbesteed, logistiek, al het uitvoerende werk. Wat ik het lastigste vond was het uitbesteden van coachwerk, de businesscoaches. Ik dacht heel lang dat dat mijn ding was, dat ik dat zelf wilde doen. Ik dacht ook dat mensen daardoor het meest tevreden zouden zijn. Maar dat is niet waar. Het is echt zo dat je jezelf als ondernemer daarin tegenhoudt. Dat je denkt dat je het zelf het beste kan. Maar ik heb nu vijf coaches die het veel beter kunnen dan ik. Onlangs heb ik ook iemand aangesteld als coaching mentor die hen begeleidt. Het is geweldig als je op een gegeven moment door hebt hoe uitbesteden een beetje werkt.

En welke werkzaamheden laat je heel graag aan Fanny over?

Zoveel eigenlijk: e-mail, alle support voor de klanten. Zij zit tussen de coaches en de klant. We doen best wel veel grote lanceringen. In één keer komen er bijvoorbeeld zestig klanten binnen die ons jaartraject gaan volgen. Fanny regelt dan dat die klanten aan de juiste coach worden gekoppeld, dat ze een welkomstpakket krijgen toegestuurd, dat ze een berichtje krijgen uit het leersysteem. Eigenlijk volgt ze daarin het hele proces. Maar ze zet ook iedere week de nieuwsbrief klaar, heeft veel klantencontact en beantwoordt alle berichten. Verder verstuurt ze dingen bij verjaardagen en zoekt ze alles wat ik bedenk uit.

VA en haar klant Paulien van Eerdenburg

“Ik wil de flexibiliteit in mijn bedrijf behouden”

We hebben een hele verdeling binnen het team. Zo hebben we iemand die alleen maar de techniek doet, iemand die HR doet, iemand die met de coaches werkt. Het team bestaat uit vijftien dames die allemaal op zzp-basis voor me werken. Dat is een bewuste keuze. “Ik wil niemand in dienst hebben” zei ik altijd. Ik wil de flexibiliteit in mijn bedrijf houden. We hebben geen kantoor en werken remote. We zijn dus wat anders georganiseerd dan de standaard bedrijven!

Je werkt vanuit het buitenland. Hoe communiceren jullie?

We werken in verschillende tijdzones en communiceren vooral via MS Teams, daarin zit een chatprogramma. We kunnen documenten sharen en bijna dagelijks stemmen we daarin af wat er moet gebeuren. Mexico is wat lastiger qua tijdzone, ik vind het in Azië veel fijner werken. Want in Mexico is er op dit moment acht uur tijdsverschil. Als ik wakker word, is de werkdag in Nederland al bijna voorbij. Wat daaraan fijn is, is dat mijn team al de hele dag gewerkt heeft en er al veel gedaan is. In Azië is het precies andersom, als ik aan het werk ben dan slaapt Nederland nog. Ik werk al heel lang zo, voor mij is het net zo normaal als in Nederland in dezelfde tijdzone werken. Mijn hele team werkt remote, dus we werken allemaal alleen maar op resultaten. Ze houden bij hoeveel uren ze werken en specificeren wat ze doen, maar vervolgens zijn ze helemaal vrij om hun eigen tijd in te delen.

Hoe gaan jullie om met beschikbaarheid vs. bereikbaarheid?

Bij mij is het: je krijgt deze taken en het maakt me helemaal geen drol uit wanneer je het doet, als het maar gebeurt. Voor projecten, maar ook in processen spreken we daar deadlines voor af. Vragen bijvoorbeeld moeten binnen 24 uur worden beantwoord. Zolang de richtlijnen, processen en instructies die we samen hebben afgesproken worden gevolgd, hoor je mij niet. Dan maakt het me ook echt helemaal niks uit wanneer waar en hoe je werkt.

Wat is voor jou het allerbelangrijkst om van een samenwerking een succes te maken?

Het belangrijkst voor een succesvolle samenwerking is open met elkaar communiceren. Dat zeg ik ook altijd als ik mensen aannneem: “Weet je, ik ben best direct en ik zal het direct zeggen als ik het ergens wel of niet mee eens ben”. Waar mensen werken worden fouten gemaakt. Wat ik dan doe is even bellen of, als dat niet gaat vanwege de tijdzone, een spraakbericht inspreken. Ik vind het gewoon het fijnste om me uit te spreken, dat werkt altijd het beste en dan begrijpen we elkaar ook het beste. Want anders ga je dingen opkroppen of je irriteren aan dingen en dan wordt het alleen maar erger. Het bespreekbaar maken vind ik dus heel belangrijk.

“Een struggle om goede mensen te vinden”

Ik ben ontzettend blij met het team dat we nu hebben. Het is soms een struggle om goede mensen te vinden, om ze in te werken en om ook daarin steeds meer kwaliteit te kunnen bieden aan onze klanten en ons bedrijf. Een goede selectie is dus belangrijk. Dat deed ik eerst ook zelf, maar nu ik iemand op HR heb, merk ik dat dat veel beter is voor de kwaliteit van de mensen die we hebben.

VA en haar klant Paulien van Eerdenburg

Werken met Fanny betekent voor mij…

Dat ze me ontzorgt, dat ze altijd heel bereikbaar is voor onze klanten. Dat is voor mij een geruststelling, juist omdat ik niet continu bereikbaar wil zijn voor klanten. Ik weet zeker dat hun vragen beantwoord worden en dat het wordt opgepakt. Ik kan niet met iemand werken waarbij ik constant moet checken: oké heb je dat wel gedaan? omdat ik geen bevestiging krijg. Als ik iets aan Fanny vraag dan geeft ze altijd aan: “ik heb dit en dit gedaan, ik heb het zo opgelost”. Het gaat heel relaxt. Ik kan met andere dingen bezig zijn, met andere projecten en ik weet gewoon zeker dat het allemaal doorloopt.

Welke tip zou je geven aan andere ondernemers die overwegen met een virtual assistant te gaan werken

Ik zou eens kritisch kijken naar wat je eigenlijk biedt in je business. Zeker als beginnend ondernemer heb je tien petten tegelijk op. Schrijf eens op wat voor rollen je allemaal hebt in je business en waar je mee bezig bent. Dan kun je kijken naar wat je al kunt uitbesteden. Wat kan bijvoorbeeld een virtual assistant doen? Er zijn veel verschillende invalshoeken en specialiteiten: wat heb je als eerste nodig? En wat daarna? Ik denk dat het helpt om je als ondernemer bewust te worden van: wat ben ik nu eigenlijk allemaal aan het doen? En draagt dat daadwerkelijk bij aan mijn omzet? 

“Alles wat niet direct klanten oplevert moet ik niet doen, dat is zonde van mijn tijd”

Veel ondernemers vinden het lastig om goed hun geld te verdienen. Zeker online, daar helpen wij ook veel vrouwen bij. Wat we vaak zien is dat ze te weinig geld verdienen omdat ze zich met de verkeerde dingen bezighouden. Ze zijn niet bezig met verkopen, marketing of social media. Maar dat is hoe je nieuwe klanten binnenhaalt. Dus daar moet als ondernemer je focus op liggen, zeker in het begin. Eén van mijn speerpunten is: alles wat niet direct klanten oplevert moet ik niet doen, dat is zonde van mijn tijd. Bedrijven groeien door meer omzet te creëren en meer omzet creëer je door meer klanten te werven. Dat is eigenlijk het enige dat heel belangrijk is. Maar vaak maken we het veel te complex, veel te ingewikkeld. Dat is ook wat wij vaak adviseren: maak het simpeler, maak het makkelijker. Dat kan door dingen uit te besteden en door niet alles zelf te doen. En door met de juiste dingen bezig te zijn.

Wat heeft de samenwerking met Fanny je gebracht?

Ik denk veel groei in mijn bedrijf. Doordat Fanny er is, en alle andere teamleden er zijn, kan ik me volledig focussen op mijn bedrijf. We groeien ontzettend hard en hebben in de eerste vijf maanden van het jaar meer omzet gedraaid dan heel vorig jaar. Dat geeft aan hoe snel we groeien en dat kan alleen maar als je een team met mensen om je heen hebt. Dat had ik nooit in mijn eentje gekund. En we zijn nu ook op het level in het bedrijf dat dat ook helemaal niet meer alleen kan. De samenwerking geeft heel veel rust en dat is erg fijn.

Benieuwd naar het verhaal van Fanny? Lees het hier!

De virtual assistants van VA school zijn zelfstandig ondernemers die organisaties en ondernemers werk uit handen nemen. Ze zijn in het bezit van een groot portie enthousiasme, doorzettingsvermogen en oplossingsgerichtheid. Voor elke taak die jij wilt uitbesteden is er een VA te vinden. Neem eens een kijkje in de etalage van VA profiel of lees hier welke 250 taken jij kunt uitbesteden aan een virtual assistant.

VA profiel