VA en haar klant Fanny Estoppey vAbility

Vorige week kreeg ik via de mail de vraag voor hoeveel uur per week ik nog zelf virtual assistant werk doe. Je kunt beter vragen voor hoeveel uur per week ik virtual assistant werk inhuur 😉 Mijn laatste VA opdracht rondde ik af in december 2017. Sindsdien werk ik fulltime aan de inhoud van mijn online trainingen en het uitbouwen van VA school als place to be voor informatie en inspiratie om als virtual assistant een eigen business te starten.

Ik kies er bewust voor om met zzp’ers te werken en geen mensen in loondienst te nemen omdat ik graag met mensen samenwerk die weten hoe het is om een eigen bedrijf te hebben. Bovendien zijn we ook een soort proeftuin, waar we alles wat we onze VA’s in opleiding leren zelf al hebben gedaan. Wat ik ook fijn vind is dat zelfstandigen toch wel een stuk flexibeler zijn. We kunnen snel upgraden of downsizen. Net wat er nodig is. En iedereen vind dat oké, want iedereen is erop ingesteld. Dat maakt ook dat alle partijen alert en betrokken zijn. Alles is met elkaar verweven en toch doen we allemaal ons eigen ding. Dat vind ik echt zo gaaf. Wil je weten wat ik nu allemaal uitbesteedt? Je leest het hier.

Uitbesteden is óók ondernemen

Een goede ondernemer is voor mij iemand die heel goed inziet wat ‘ie beter wel en beter niet zelf kan doen. En die daar stevig de regie over pakt. Dan ben je echt aan het ondernemen en laat je je niet leiden door de waan van de dag. Al trap ik zelf nog wel eens in die valkuil hoor. Dan heb ik een idee en denk ik: ja maar dan moet ik ook dit of dat en dan kan ik niet meer doen wat ik eigenlijk wil doen. Maar dat is natuurlijk bullshit. Want dan moet je het dus gewoon uitbesteden. Focussen op jouw eigen ‘taken’. En natuurlijk moet ik soms ook even een paar bonnetjes inscannen, dat hoort erbij. Maar om mijn bedrijf op een gezonde manier te laten groeien omring ik mijzelf graag met mensen die mij stimuleren en helpen te komen waar ik naartoe wil. Inmiddels zijn dat dertien professionele ondernemers. Want als je veel dingen doet, zijn veel specialismen nodig.

Wat zou jij kunnen uitbesteden?

Als ondernemer loop je het risico met allerlei taken bezig te zijn die jou ervan weerhouden echt met je bedrijf bezig te zijn. Of die de fun uit je dag halen. Zonde toch? Want daarom ben je niet met ondernemen begonnen. Houd daarom je einddoel voor ogen en besteed de zaken uit, die je daarvan afhouden. Ter inspiratie een overzicht van wat ik zelf uitbesteed en tot slot een paar tips voor jou als ondernemer!

VA en haar klant Fanny Estoppey vAbility

Online Academy: een goed werkend leersysteem

De online academy is onze core business. Mijn technische rechterhand Lynn beheert alle websites, zorgt voor het inregelen van e-mailautomatisering (nieuwsbrief, e-mails bij trainingen), e-mailmarketing en helpt mij om slimme keuzes te maken als we het hebben over sales- en marketingfunnels. We sparren over wat er nodig is, welke tools we nodig hebben, hoe we dingen inregelen. Lynn is vanaf vrijwel het begin bij VA school betrokken en weet alles van de trainingen en de technische kant ervan. En ze checkt ook regelmatig of er updates nodig zijn en of bijvoorbeeld alle linkjes nog werken.

VA en haar klant Fanny Estoppey vAbility

Shirley is mijn sidekick bij VA masterplan. Daarnaast bereidt zij webinars voor en zet ze alles klaar in de online academy. Ook heeft Shirley VA profiel op zich genomen. Ze zorgt ervoor dat het profiel iedere week rouleert, dat de juiste info erop komt en dat de VA’s op social media in het zonnetje gezet worden.

VA en haar klant Fanny Estoppey vAbility

Content: mijn ideeën vertalen

Mijn content team bestaat uit een aantal mensen die ook nauw samenwerken. Pauline is contentspecialist. Ze helpt me bij het bedenken van content en vertaalt mijn ideeën. Ze maakt ook heel veel mooie visuals en bedenkt zelf teksten, of doet dat samen met mij. Alles wat je op social media ziet, komt uit haar koker. Ook houdt ze de deadlines in de gaten. Veel content, zoals voor nieuwsbrieven, schrijven we samen. Ik vaak het voorwoord. Zij de rest van de inhoud. Dat vind ik hartstikke leuk en ook belangrijk om zelf te doen. 

Het schrijven van sommige blogs besteed ik uit. De schrijfster daarvan, Lilian, zoekt alles uit, duikt overal helemaal in en doet interviews met virtual assistants. We overleggen dan vaak met z’n drieën: welke vragen gaan we stellen, wat is het doel, moeten er foto’s bij? Daarmee komen we op onze vaste fotografe Mariëlle. Alle foto’s van mij en het team worden door haar gemaakt. En laten we video’s niet vergeten. Omdat onze academy helemaal online is, maak ik heel veel gebruik van video. Sherry-Lee’s grote passie ligt bij video en dan met name bij video-editen. Daar maak ik heel dankbaar gebruik van.
Want video’s opnemen vind ik geen enkel probleem, maar dat gepriegel in zo’n bewerkingsprogramma. Brrr.

VA en haar klant Fanny Estoppey vAbility

Marketing: mijn bedrijf neerzetten zoals ik dat wil

In 2016 heb ik een business coach ingeschakeld. Sindsdien heeft VA school een mega groei doorgemaakt in kennis en ontwikkeling. Nicolette heeft me gestimuleerd VA school vorm te geven zoals ik het wilde en zij is nog steeds mijn sparringpartner. We denken na over strategieën en verkoopprocessen en ze is een aantal mensen aan het opleiden binnen het team. Ze heeft ook een belangrijke rol in de training voor onze deelnemers. Zo leert ze hen bijvoorbeeld hoe je een sympathiek verkoopgesprek kunt voeren en hoe je een perfecte pitch kunt maken voor jouw potentiële klanten. Dat doet ze met ontzettend veel humor en ervaring. 

VA en haar klant Fanny Estoppey vAbility

Ilse zorgt voor continuïteit in al onze branding en marketing. Zij maakt de mooie werkboeken, prachtige visuals en denkt mee op grafisch gebied. Bij de lancering van een website of training gooit zij haar Ilse-sausje erover. Ook helpt ze me met het ontwikkelen van producten voor de webshop, zoals de planners en ons eigen invulboek voor startende ondernemers.

VA en haar klant Fanny Estoppey vAbility

Marianne, mijn zus, is sinds het begin bij VA school betrokken. Zij zorgt voor de verzending van pakketjes, het versturen van kaartjes, bedenken van cadeautjes en zorgt dat alles met een hoop confetti en bombarie op de deurmatten valt. Ze haalt alles uit de kast om mij, mijn klanten en teamleden een goed gevoel te bezorgen. We noemen haar dan ook Manager Joy, want ze doet eigenlijk alleen maar de hele leuke dingen. En dat vindt ze zelf volgens mij ook!

VA en haar klant Fanny Estoppey vAbility

Administratie: niet meer met tegenzin de bonnetjes doen

Anouk is mijn rechterhand, haar ken ik al heel lang. Zij heeft echt alle fases van het bedrijf meegemaakt, van Office Heroes naar de Freelance en Virtual Assistant Academy tot nu VA school. Anouk plant afspraken voor mij in, regelt contacten met sprekers en maakt bijvoorbeeld evenementen aan in de Facebook-groepen zodat iedereen op de hoogte is. Daarnaast regelt ze alle financiële zaken. Ze zorgt dat iedere maand mijn boekhouding bij mijn boekhouder komt. Ik doe daar zelf niets aan. Dat stond echt bovenaan mijn lijstje om uit te besteden. Want ik zat iedere zaterdagochtend met tegenzin mijn bonnetjes te doen en zij doet dit met plezier, wordt daar wel blij van. Ze organiseert ook twee keer per maand de ‘Welkom aan boord/Buddy Speeddate sessies’ met nieuwe deelnemers. Zo blijft zij ook altijd een lijntje houden met de deelnemers zelf. Betrokkenheid vind ik een heel belangrijke waarde binnen mijn team.

VA en haar klant Fanny Estoppey vAbility
Annika heeft een projectmanagers-rol. Ik bedenk veel dingen en start veel dingen op en zij zorgt ervoor dat het ook daadwerkelijk wordt uitgezet, dat deadlines bewaakt worden en dat de juiste mensen aan het werk gezet worden. Elke dag met dertien mensen communiceren kost veel tijd. Annika is net als Anouk een beetje mijn tussenschakel. Daarnaast helpt ze wanneer nodig bij de Buddy Speeddates en doet zij regelmatig Klaar-voor-de start-checks met potentiële klanten. Annika, Anouk en Shirley managen samen ook de inbox, zodat iedereen binnen 24 uur een reactie of antwoord krijgt.
VA en haar klant Fanny Estoppey vAbility

Veerle en Marieke zijn kortgeleden bij het team aangesloten, omdat we heel veel vragen krijgen van mensen die interesse hebben in het vak van virtual assistant en onze VA opleiding. Service verlenen op het moment dat je niet eens weet dat je hulp nodig hebt, dat is waar zij experts in zijn. Ik wil dat het allemaal lekker loopt. Waar kunnen we nog meer service verlenen en meer puntjes op de i zetten? Dat laten zij mij weten.

Online community management: het vak van de toekomst

Annika, Shirley en Marieke zijn, naast hun andere werkzaamheden, ook online community managers. Zij helpen bij het beantwoorden van alle vragen en hebben een belangrijke signaalfunctie. Ze leveren veel input voor de inhoud van de trainingen. Ik geloof echt dat community management de toekomst heeft. Een Facebookgroep managen is echt veel werk als je het goed wilt doen en alle deelnemers in zo’n groep het gevoel wilt geven dat ze gezien en gehoord worden. Wij nemen dat heel serieus. 

VA en haar klant Fanny en Paulien

Moderaten, webcare, het is echt een vak apart, zo fascinerend! Sherry-Lee is dan ook mijn rots in de branding als het gaat om het moderaten van webinars bijvoorbeeld. Zij zorgt dat de gastspreker zich op zijn gemak voelt en dat de techniek geregeld is. Zij houdt het in de gaten als mensen een webinar binnenkomen en verzorgt de communicatie van vragen van de deelnemers naar de presenter. Je bent in dit soort rollen hostess, coach, vraagbaak en klaagmuur ineen. Als ondernemer vind ik het daarom slim om daar niet helemaal in te duiken. Ja even, om te zien wat het inhoudt, maar dan heel gauw uitbesteden! 

7 tips voor het uitbesteden van je werkzaamheden

1. Grow while you go

Uitbesteden is soms makkelijker gezegd dan gedaan. Toch is er maar één manier om ermee te starten. Begin gewoon! En zoals ik ook tegen de VA’s zeg die we opleiden ‘Grow while you go’. Je hoeft het allemaal niet meteen uit te vinden. Begin gewoon met het eerste ding op je hè-getver-lijstje zoals ik dat altijd noem. Zorg dat het je meteen oplucht of ontlast. Dat is een goede eerste stap.

2. Teamwork makes the dream work

Veel mensen zeggen: alleen ga je sneller, met een team kom je verder. Daar ben ik het niet mee eens. Ik denk dat je niet alleen verder komt, maar ook zeker sneller kunt gaan als je met een team samenwerkt. En hoe fijn is het om te kunnen sparren met iemand die zelf ook ondernemer is?

3. If the Why is clear, the How is easy

Als je dingen goed wilt uitbesteden moet je ervoor zorgen dat je duidelijk communiceert. Vertel daarom niet alleen wát je nodig hebt, maar vooral waaróm je het nodig hebt. Zo wordt de kans op miscommunicatie kleiner (en miscommunicatie kan als je mensen inhuurt best in de papieren lopen!). Bovendien kunnen mensen, als ze weten waarom ze dingen doen, met je meedenken. Misschien weten ze wel een betere of efficiëntere oplossing! Als zij iets doen wat meteen effect heeft en direct online kan, dan levert het direct iets op. En het maakt het voor iedereen leuker, want als je weet wat het doel is heb je er meer plezier in.

4. De juiste mensen op de juiste plek

Ik vind het ontzettend belangrijk dat de juiste mensen op de juiste plek zitten. Dat mensen zoveel mogelijk doen van wat ze leuk vinden. Want dan bereik je de mooiste resultaten. Als ik in mijn team de juiste expertise niet kan vinden, ga ik op zoek naar iemand die die expertise wél heeft. Er zijn inmiddels virtual assistants die zich gespecialiseerd hebben op allerlei verschillende gebieden. Zo doet iedereen waar ze het best in zijn! Zo vroeg ik laatst in mijn team of ze iemand wisten die ons kon helpen bij Pinterest. Bleek Lilian net een training te hebben afgerond. Zij pakt dit nu voor ons op. Een win-win situatie.

5. Investeren als een ondernemer

Werk uitbesteden kost geld. Maar als ondernemer heb jij ook de mindset om vooral te kijken naar wat een investering je oplevert, toch? Maak eens een berekening van wat jij in een werkdag zou kunnen bereiken als je je echt met je business of puur met sales zou bezighouden. Wat nu als je voor een halve dag per week een virtual assistant inhuurt die gespecialiseerd is in wat ze doet? En jou zo meer dan een halve dag aan beschikbare tijd oplevert? Dan is die rekensom snel gemaakt.

6. Blijf de dingen doen die je leuk vindt

Waarom ben jij gaan ondernemen? Welke taken doe jij het liefst? Maak daar ruimte voor. Want alleen dan blijf je gemotiveerd en gepassioneerd en kun je energie in je bedrijf blijven steken. Zelf geef ik bijvoorbeeld graag webinars en bedenk ik alle inhoud voor de trainingen. Daarnaast vind ik het heel leuk om te experimenteren. Veel tools en technieken proberen we in ons team zelf uit voordat we ze delen in de training. Maar ook het organiseren van ons teamuitje doe ik zelf. Want het is leuk om anderen te verrassen en ik vind het zelf ook leuk om zoiets te regelen en te bedenken. Dat is het mooie van ondernemen, de keuze is aan jou! So choose wisely 🙂

7. Begin hier

Geen idee waar je moet beginnen met uitbesteden? Bekijk dan onze ‘Not-to-do-list’ met 250 werkzaamheden die je lekker kunt uitbesteden. En maak een eigen lijstje van de taken die jij vanaf volgende maand door een expert wilt laten doen.
Op de pagina VA profiel vind je ruim 90 professionele, door VA school opgeleide virtual assistants die die taken graag voor je oppakken. Ontdek hoe zij jou gaan helpen bij de groei van jouw bedrijf! Make room for magic! Je verdient het.

Wil je meer weten over het uitbesteden van werkzaamheden aan een virtual assistant? Post je vraag hieronder.

“Ik wil mijn nieuwsgierigheid achterna” hoorde ik vorige week een klant zeggen. En dat is wat we gaan doen. Wat jij gaat doen. Jij gaat jouw nieuwsgierigheid achterna tijdens de
‘VA iets voor mij? oriëntatieweek’. Ontdek of het werken als virtual assistant bij jou past.
Je bent van harte welkom!

VA iets voor mij oriëntatieweek