Virtual assistants aan het woord

Hoe kom je als virtual assistant aan klanten? Welk deel van je werkzaamheden is nou eigenlijk echt leuk? En hoe keer je jezelf salaris uit? Dit soort vragen komen allemaal voorbij tijdens de ‘Vraag het de VA’s’ Facebook-live sessies. Wat ons betreft één van leukste avonden van de ‘VA iets voor mij? oriëntatieweek’, want dan delen ze de echte verhalen, de echte ervaringen. Alles mag gezegd, alles mag gevraagd. Ontzettend gaaf dus dat Aurelia Blom, Alice Openeer, Esther Weemers en Marjolein Nankman er dit keer bij wilden zijn om de vragen van de deelnemers aan de oriëntatieweek te beantwoorden. Zij hebben de opleiding van VA school afgerond en zijn hun eigen bedrijf als virtual assistant gestart. Wat zijn hun ervaringen in de praktijk? En wat bedoelen ze met “zet je ego op de achterbank en volg je gevoel?” Vier virtual assistants aan het woord.

Waar sta je, waar wil je naar toe en wat heb je dan nog te doen?

We starten de training ‘Start je succesvolle business als VA’ altijd met een korte vragenlijst: waar sta je, waar wil je naartoe en wat heb je dan nog te doen? Leuk dus om vandaag ook even te checken hoe het zit met het zelfvertrouwen en de happiness van onze panelleden. En we zijn even het archief ingedoken om te zien welke score ze zichzelf voor aanvang van de training gaven. Een verschil om blij van worden. En ze hebben het echt helemaal zelf gedaan!

VA school VA's aan het woord

“Laat maar weten wanneer je er klaar voor bent!”

Hanneke: “Meteen maar met de deur in huis. Hoe ben je aan jouw eerste klant gekomen?”

Marjolein: “Dat is eigenlijk heel snel gegaan. Ik heb heel simpel een sms’je gestuurd naar iemand uit mijn netwerk. Je persoonlijk netwerk is heel belangrijk. Mijn idee was: hij is ondernemer, misschien heeft hij mensen in zijn netwerk die te zijner tijd een VA nodig zouden hebben. Ik was onzeker, maar hij stuurde meteen een berichtje terug “Daar hoef je verder niet over na te denken, ik heb werk voor je, laat maar weten wanneer je er klaar voor bent!”. De afgelopen tien jaar heb ik gewerkt voor een bedrijf in geneesmiddelenonderzoek. En hij houdt zich bezig met het werven van vrijwilligers voor geneesmiddelenonderzoek. Dus ik ondersteun verschillende projecten en onderzoeken, coördineer het belteam voor hem, en handel bijvoorbeeld aanvragen af. Heel afwisselend en heel leuk.”

Van gratis klant naar betalende klant

Esther: “Mijn eerste klant kwam via Facebook. Ik heb in een Facebookgroep een vraag gesteld: ‘Stel, je kunt werkzaamheden uitbesteden, wat zou je dan uitbesteden?’ Daar kreeg ik leuke reacties op. Er kwam eerst een gratis klant uit, maar dat is nu een betalende klant.” 

Hanneke: “Oh dat kan dus wel? Want vaak als je eenmaal gratis begint, is het lastig om er een betalende klant van te maken. Maar jij hebt dus heel goed werk geleverd!”

Esther: “Ja, dat is goed gegaan. Ik schreef bijvoorbeeld eerst gratis blogs voor haar, maar nu plan ik die betaald in.”

Virtual assistants aan het woord

Ik wilde mijn vrijheid niet kwijt

Hanneke: “En Alice, jij vroeg je aan het begin van de opleiding af of je wel genoeg kennis had en of je wel klanten zou vinden omdat je geen secretaresse-achtergrond hebt. Leuk hè, dat we die aannames allemaal hebben? Hoe zit het met die stelling van toen?”

Alice: “Ik ben al jaren ondernemer, dat was voor mij niet nieuw. Ik werkte al achttien jaar in de reisbranche, dertien jaar als zelfstandig ondernemer. Door corona viel mijn werk helemaal weg. Het was een goedlopend bedrijf, we hadden ook een parttimer in dienst. En in een keer viel de omzet weg. En de kosten liepen gewoon door. Dat was best wel een heftige periode. Mijn compagnon en ik besloten al vrij snel om het bedrijf te verkopen en te stoppen en te zien wat er op ons pad kwam. En toen viel ik een beetje in het welbekende gat. Ik ben toen meteen gaan solliciteren, want ik wilde zo snel mogelijk weer aan het werk. Als ondernemer is er geen vangnet. Maar eigenlijk was ik bang om uitgenodigd te worden. Want dan was ik mijn vrijheid kwijt. Toen besefte ik dat het ondernemerschap echt in me zit en dat ik dat niet wilde opgeven. Toen ben ik voor een kennis, een andere ondernemer wat taken gaan uitvoeren en hij was daar zo blij mee! Toen ben ik gaan googelen en toen kwam ik in de wereld van virtual assistants terecht.” 

Ik heb nu een keuze

Hanneke: “Alice, jij gaf destijds ook aan: ik wil veel nieuwe kennis uit de training halen en straks de juiste expertises kunnen kiezen om mijn opdrachtgevers aan te bieden. Hoe is dat gegaan?”

Alice: “Ik moet zeggen, dat maakte me in het begin onzeker omdat er zoveel dingen zijn die je kunt doen. Ik ben er nog niet, vind ik zelf. Als je op m’n website kijkt heb ik best een breed aanbod. En wat ik voor opdrachtgevers doe is ook best ruim. Maar ik krijg steeds meer een gevoel welke kant ik op wil. Dat ben ik steeds meer aan het uitzoeken en uitvogelen. Dus in dat proces zit ik nog. Ik heb nog niet definitief één of twee expertises die ik ga aanbieden.”

Hanneke: “Toen was je daar onzeker over, nu komt het op me over of je dat wel leuk vindt, we zien wel. Wat maakt dat je het toen eng vond en dat je er nu inzit van: ik laat het gebeuren?”

Alice: “Ik denk door heel dicht bij mezelf te blijven. Door echt te voelen bij mezelf: vind ik dit leuk, word ik blij van die opdracht? En als dat niet zo is, dat gebeurt ook, heb je nu de keuze: hier word ik niet blij van, dus die opdracht ga ik niet aan.”

Alles al gezien en gedaan? Think again!

Hanneke: “Marjolein, jij zit nog in dezelfde branche als toen je in loondienst was, heb jij nu een andere rol en andere taken?”

Marjolein: “Ik heb zeker een andere rol en andere taken en dat is ook wat ik wil. Ik heb tijdens de opleiding ontdekt wat ik graag wil doen, ook nieuwe dingen. Ik had bijvoorbeeld nooit gedacht dat ik het leuk zou vinden om een website te maken. En ik vind het zo leuk om te doen dat ik het nu aanbied als dienst. Dat hoop ik ook wat vaker te doen.” 

Hanneke: “Ja grappig is dat. Je denkt soms dat je alles al gezien en gedaan hebt, maar dat is dan niet het geval. Alice, hoe is het gegaan met jouw website?”

Alice: “Nou dat was een hoop gezucht en gesteun. Uiteindelijk vond ik het wel leuk en ik ben er trots op dat ik het heb gedaan. En ik heb ontdekt dat ik teksten schrijven en social media ook leuk vind.”

Hanneke: “Hoe is dat voor jullie, Aurelia en Esther? Hebben jullie nieuwe dingen ontdekt?”

Aurelia: “Sowieso webinars geven. Dat had ik nog nooit gedaan maar het is fantastisch om te doen, echt heel leuk!”

Esther: “Voor mijn opdrachtgever waar ik voor werkte ga ik echt afschalen en doe ik alleen waar ze me voor nodig hebben. Ik was directie-assistente, deed veel notuleren, mailboxen en agenda’s bijhouden, maar dat wil ik niet meer doen voor klanten.”

Virtual assistants aan het woord

Nu moet ik het echt gaan doen

Hanneke: “Aurelia, op de vraag ‘Wanneer weet je eigenlijk dat je bedrijf succesvol is?’ antwoordde jij vorig jaar: als ik de onkosten kan betalen en mooie referenties heb. Hoe gaat dat nu?”

Aurelia: “Wat is succesvol? Toen was ik heel veel met geld bezig: als ik maar alles kan betalen. Maar als ik kijk waar ik nu sta, denk ik dat ik nu veel succesvoller ben dan ik toen was.” 

Hanneke: “Je hebt na de training een businesscoach in de arm genomen toch? Had je een jaar geleden gedacht, dat je dat soort investeringen zou doen?”

Aurelia: “Nee echt niet. Maar ik ben echt een twijfelaar, het gaat bij mij altijd op en neer. Je leert heel veel tijdens de opleiding, eigenlijk wat een businesscoach ook doet. Maar voor mijn gevoel stond ik na de opleiding stil, vastgenageld, en nu moet ik het echt gaan doen.” 

Hanneke: “Super goed en knap dat je hulp ingeschakeld hebt en dat je alles wat je geleerd hebt in praktijk kunt brengen. Heb je er vertrouwen in dat het goed komt met je kosten en inkomen?”

Aurelia: “Ja. Want ik heb ook, net als Esther, mijn baan in loondienst opgezegd.”

Hanneke: “Jullie zijn echte buddies!” 

Aurelia: “Ja, alleen hebben we elkaar dus nog steeds niet in het echt gezien, maar dat gaat er echt van komen!”

Het gaat alle kanten op

Hanneke: “Richten jullie je op een specifieke branche?”

Aurelia: “Ja, ik richt mij vooral op de horecaondernemer. En dat is door corona nog steeds wel pittig. Maar ik heb zelf mijn hele leven in de horeca gewerkt en al mijn opleidingen zijn horeca-gerelateerd. Ik denk dat ik ze daar goed mee kan helpen.”

Marjolein: “Ik heb een voorkeur voor de sector zorg en welzijn. Dat is nog niet helemaal gelukt, ik heb bijvoorbeeld ook een opdrachtgever die fiscalist is, maar het werkt voor mij prima zo.”

Esther: “Ik wilde werken voor energieke vrouwen die zich bezighouden met lifestyle, voeding en gezondheid. Die zitten ertussen, maar ik werk ook voor een autogarage bijvoorbeeld en had een bouwbedrijf als klant. Het gaat een beetje alle kanten op.”

Payday!

Hanneke: “Hoe keren jullie jezelf salaris uit?”

Esther: “Dat was voor mij een beetje dubbel, omdat ik ook nog een baan in loondienst had. In het begin maakte ik bijna alles over naar privé, maar dat was belastingtechnisch niet zo handig volgens mijn boekhouder. Ik laat nu zoveel mogelijk op mijn zakelijke rekening staan en maak een minimum bedrag dat ik per maand wil krijgen, over naar mijn privé.”

Alice: “Het is de ene maand anders dan de andere. Ik heb mij een beetje verdiept in Profit First. Dat houdt in dat je 50% van wat er binnenkomt privé mag opnemen en dat je meteen wat apart zet voor je BTW op een aparte rekening, dat je een aparte rekening hebt voor de inkomstenbelasting en voor je kosten. Zo werk je een beetje met potjes. En hoe meer je verdient, hoe meer je privé te besteden hebt.” 

Aurelia: “Op dit moment keer ik nog niets aan mezelf uit. Ik leef nu op het salaris van mijn partner. Hij was degene die mij gestimuleerd heeft om mijn baan in loondienst op te zeggen, dus hij staat echt achter mij. Hij zag dat ik niet meer gelukkig was in mijn loondienst baan.”

Marjolein: “Ik zit nog steeds in de ziektewet en ben vanaf april begonnen met werken. Zodra je inkomsten krijgt, word je gekort op je uitkering. Dat is logisch en natuurlijk prima. De facturen die ik stuur komen binnen op mijn zakelijke rekening en dat wordt gelijk gekort op mijn uitkering.” 

Waar ben ik aan begonnen?

Hanneke: “Heb je een moment gehad in de opleiding dat je dacht: waar ben ik aan begonnen?”

Esther: “Er kwam best veel op me af, ik had nog een baan in loondienst, het was best veel. Je gaat over heel veel dingen nadenken. En dat is eigenlijk alleen maar goed.”

Alice: “Bij het begin van het maken van m’n website, toen dacht ik soms wil ik dit wel: moet ik dit niet uitbesteden? Juist omdat het zo onbekend is denk ik.” 

Aurelia “Ik kan het me nog heel goed herinneren. Het was module vijf over financiën. Ik weet nog dat ik tegen Esther zei: ik ben er zo klaar mee! Zij had precies hetzelfde. Toen hebben we ons er samen doorheen gesleept. Het is zwaar als het je niet interesseert, maar het is wel heel belangrijk om het allemaal te weten.” 

Hanneke: “Ja, sommige dingen moeten gewoon gebeuren. Shit happens, en weer door!”

Marjolein: “Ik heb niet een moment gehad dat ik dacht: waar ben ik aan begonnen? Maar er waren wel dingen die me minder aanspraken. Zoals modules over Sales-funnels, MailChimp enzo. Ik weet dat ik daar heel weinig mee ga doen, maar het is toch goed om te weten. En ik vond module 5 juist leuk, lekker bezig zijn met die getalletjes!”

Virtual assistants aan het woord

Yes, hier word ik blij van!

Hanneke: “Hoe is de verhouding van je werk, tussen ‘Stom maar belangrijk’ en ‘Yes, hier word ik blij van’?”

Aurelia: “Moeilijke vraag, want er is niks wat ik extreem stom vind. Maar zeg maar 80/20. 80% waar ik blij van word.”

Esther: “Ik vind het ook lastig, want inderdaad 80/20 misschien. Maar zelfs bij die 20% denk ik, ach ja ik word ervoor betaald, ik doe het even en dan ga ik weer iets leuks doen!”

Alice: “Op dit moment is het eigenlijk 100% leuk. Ook voor mijn eigen business, de administratie, de social media. Het enige stomme is misschien dat ik soms wat meer geduld moet hebben.”

Hanneke: “Van mij hoef je nooit geduld te hebben. Als ondernemer moet je gedreven zijn. Ik vind het juist een goede eigenschap om niet afwachtend te zijn. Ga ervoor!

Marjolein: “Ik denk dat ik hem zet op 30/70. Ik ben nog op zoek naar balans, het kost me veel meer tijd dan dat ik factureer.” 

Hanneke: “Ja, die balans heeft ook te maken met geven en nemen, en met energie. Misschien heeft dat ook met je gezondheid te maken?” 

Marjolein: “Ja dat klopt, alles kost mij nu dubbel veel energie. Ik heb nu twintig uur per week werk, maar ik merk dat dat eigenlijk te veel is.”

Gewoon doen, dan komt het goed

Hanneke: “Tot slot, hebben jullie nog tips voor startende VA’s?”

Esther: “Gewoon doen. Als iets onmogelijk lijkt blijkt het vaak toch mogelijk. Ik had een jaar geleden ook niet gedacht dat ik hier zou staan. Gewoon doen dus!”

Marjolein: “Gewoon doen is ook het eerste wat ik zou zeggen. Niet te lang over nadenken van te voren, niet te onzeker over zijn. Gewoon doen, dan komt het goed.”

Alice: “Daar sluit ik me bij aan. En ik denk ook: gun het jezelf. Het is echt een heel proces met jezelf. Je leert er enorm veel van. En word je uiteindelijk geen VA dan heb je er sowieso ook wat aan. Het is een investering in jezelf.” 

Aurelia: “Probeer je ego op de achterbank te zetten en volg je gevoel!”

Wie zijn deze vier rockstars? Ze stellen zich graag nog even aan je voor:

 

VA school VA's aan het woord
VA school VA's aan het woord
VA school VA's aan het woord
VA school VA's aan het woord

Ben je nieuwsgierig naar het vak van virtual assistant en wil je ontdekken of het werken als VA iets is dat 100% bij je past? Doe mee met de ‘VA iets voor mij?’ orientatieweek.We hebben een bruisende week voor je samengesteld, waarin jij alles te weten komt over dit boeiende vak. Doe je mee?

VA iets voor mij oriëntatieweek