Yes! Je mag in gesprek met een potentiële opdrachtgever. Superleuk! Je bent goed voorbereid en vol enthousiasme stap je in de auto. Deze opdracht ga jij wel even ‘scoren’. En dat wil je heel graag. Zo graag dat het belangrijk is om tijdens je gesprek niet te vergeten welke zaken allemaal afgestemd moeten worden. Het is belangrijk om direct heldere en eerlijke afspraken te maken en ook om jouw eigen wensen in het vizier te houden. Wat bespreek je allemaal met een opdrachtgever met wie je een samenwerking aangaat?
De kracht van samenwerken
‘Samenwerken’. Wij zijn fan! Het levert zo enorm veel op! Want samenwerken kan op heel veel verschillende manieren. Je kunt samenwerken met collega’s, als team samen een dienst aanbieden en je kunt samenwerken met andere ondernemers om gezamenlijke doelen te behalen of om elkaar te helpen.
Samenwerken doe je als freelance en virtual assistant uiteraard ook met de opdrachtgevers waar je voor werkt. Daar waar je in vaste dienst vaak ‘voor’ een directeur of manager werkt, doe je dit als virtual assistant (nog) veel meer ‘samen’. En dat is leuk, want juist dan kun je van extra waarde zijn!
The big five
Als je een nieuwe samenwerking met een opdrachtgever aangaat, welke afspraken moet je dan maken? De vijf belangrijkste hebben we voor je op een rijtje gezet!
#1 Dienst
Welke ondersteuning ga je bieden? Welke taken pak je meteen op, wat volgt eventueel in de toekomst? En vanaf welke locatie voer je de werkzaamheden uit? Word je verwacht op kantoor? Kun je zelf bepalen waar je gaat werken? Of is het een combinatie van beide? Bevestig na afloop duidelijk de omschrijving van de functie en de werkzaamheden.
#2 Beschikbaarheid
Wanneer heeft de opdrachtgever jou nodig en wanneer ben jij beschikbaar? Maak hierover duidelijke afspraken die voor beide partijen werken. Ben je op woensdag en vrijdag altijd lekker vrij? Blijf deze dagen dan ook vrij. Door op deze dagen wel te reageren op verzoeken, kun je de indruk wekken dat je altijd 24/7 bereikbaar bent. Bewaak zelf die scheidslijn om te voorkomen dat je verwachtingen schept die je niet altijd kunt waarmaken. Daarnaast wil jij ook weten wanneer de opdrachtgever voor jou beschikbaar is. Wanneer kun je hem of haar bereiken? Wat heeft zijn of haar voorkeur?
#3 Aantal uur
Hoeveel uur ga je voor de opdrachtgever werken? Bijvoorbeeld per dag, per week, per maand of per kwartaal. Wil de opdrachtgever hiervan een overzicht ontvangen? Of vindt hij of zij het prima als je binnen het afgesproken aantal uur blijft? Het is ook mogelijk om afspraken te maken op projectbasis, aan de hand van een strippenkaart of een gemiddeld aantal uur per periode. Niets moet, alles mag. Dus wees hierin creatief zodat je een goede balans vindt tussen de wensen van de opdrachtgever en jouw eigen mogelijkheden.
#4 Tarief
Welk uurtarief breng je in rekening? Of is de vergoeding op basis van een vaste prijs of per project? Reken voor jezelf goed door wat je na aftrek van kosten en belastingen overhoudt aan het afgesproken tarief. Werk je op basis van een vaste prijs of een project, breng dan voor jezelf in kaart hoeveel uur je daarmee verwacht bezig te zijn of hoeveel uur je daarvoor maximaal werkt.
#5 Techniek
Hoe ga je qua techniek met elkaar samenwerken? Krijg je de beschikking over een computer en account als je bij de opdrachtgever op kantoor gaat werken? Is het de bedoeling dat je zelf iets faciliteert? Zeker als je gaat werken als virtual assistant is het belangrijk om hier vooraf goed over te informeren. Werkt je opdrachtgever met online systemen zoals bijvoorbeeld Office365 of Google? Of is het de bedoeling dat je communiceert vanuit jouw eigen mailaccount?
Tip
Voor al deze punten geldt: leg de gemaakte afspraken met je opdrachtgever altijd goed en duidelijk vast. Dan weten jullie allebei waar je aan toe bent. In onze online training krijg je gratis de beschikking over een handig sjabloon.
Wil jij alles leren over het werken als virtual assistant?
Volg dan de online training ‘Start een succesvolle business als virtual assistant’. Meer informatie over de training vind je op www.ikwordva.nl.
Heb je vragen? Heb je twijfels? Kunnen wij je ergens mee helpen? Stuur een mail naar info@vaschool.nl. Wij helpen je graag verder!