Een week op pad met virtual assistant Alice Openeer - Best of both worlds - VA school | voor een succesvolle business als virtual assistant
De week van virtual assistant Alice Openeer

Kun je een succesvolle business als virtual assistant starten naast je huidige bedrijf of baan? Zeker wel! Kijk maar naar Alice Openeer, die een reisonderneming heeft en onlangs haar bedrijf Alice Assist startte. Alice is 44 jaar en woont samen met haar vriend, dochter van 14 en zoon van 12 jaar in het Zeeuwse Hansweert, een klein dorpje gelegen aan de Westerschelde. Ze werkt al heel wat jaren als ondernemer in de reiswereld maar is door corona op zoek gegaan naar een nieuwe uitdaging. Voor VA school hield Alice een week lang een dagboek bij. Want wat doet een virtual assistant eigenlijk en hoe ziet zo’n werkdag eruit? Alice neemt ons een week mee op pad in haar wereld. The best of both worlds!

 

De reisonderneming die Alice samen met haar compagnon al dertien jaar runde kwam door corona stil te liggen. “We moesten een keuze maken. We waren al even aan het twijfelen over de richting die we op wilden met de onderneming, maar hadden weinig tijd om daarover na te denken. Want het bedrijf slokte ons op, we hadden allebei een gezin thuis en de verantwoordelijkheid voor de mensen die op reis waren. Door corona is de beslissing voor ons genomen. Dat was een stressvolle tijd, want hoe moesten we dit oplossen? We hadden veel reizen die al geboekt en betaald waren, het was een hele heftige periode. We hebben daarna besloten een oplossing te zoeken en vonden al snel een overnamepartner. Toen mijn compagnon en ik ons reisbedrijf verkochten hebben we ons label Ladies Only Reizen behouden, dat is toch een beetje ons kindje. En dan zouden we na corona wel zien.”

Virtual assistant? Ik wist niet dat dat bestond!

“Eigenlijk ontdekte ik dit bij toeval. Ik had nog nooit van de term virtual assistant gehoord, maar tijdens de corona-crisis ging ik voor een ondernemer wat taken doen. En die was daar zo blij mee dat ik dacht: dat kan ik misschien wel voor meer ondernemers gaan doen, gewoon voor mezelf. Ik was eigenlijk van plan om bij bedrijven te gaan solliciteren, maar ben toen eerst dit gaan onderzoeken. En toen bleek dus dat het een beroep is en dat er een opleiding voor is! Vorig jaar december ben ik gestart met de opleiding bij VA school en per 1 februari heb ik mijn bedrijf Alice Assist ingeschreven bij de KvK.”

Waarom heb ik dit niet eerder gedaan?

“Ik vond het een grote kans om nieuwe dingen te leren, daar deed ik het voor. En het heeft me ook veel nieuwe dingen gebracht, daar ben ik heel blij mee. Soms denk ik ook: waarom heb ik dit niet eerder gedaan? Ook met mijn reisbureau had ik daar zoveel gemak van kunnen hebben! Waar ik tegenop zag was dat ik mij nu buiten de voor mij vertrouwde reisbranche begeef. Uit m’n comfortzone. Dat vond (en vind) ik soms nog wel eens spannend.” 

The best of both worlds

Alice geniet nu van the best of both worlds: “Naast mijn nieuwe bedrijf Alice Assist ben ik samen met mijn compagnon druk met Ladies Only Reizen dat nu ook weer aan het opbloeien is. Reizen is echt mijn passie. Heerlijk om al die mooie bestemmingen te mogen bezoeken en te beleven. Door mijn werk heb ik al zoveel mooie landen bezocht. Mijn droom is om samen met mijn gezin nog een keer een mooie reis te kunnen maken door Afrika, dat continent heeft echt mijn hart gestolen.”

Een week op pad met virtual assistant Alice Openeer

Maandag – Het loopt even anders, tijd voor een wandeling

Op maandagochtend probeer ik altijd mijn week te starten met een uurtje yoga. Ik leg mijn yoga-outfit en mijn mat op zondagavond al gereed zodat ik in de ochtend geen excuus heb om over te slaan. Een heerlijk begin van de week!

Deze ochtend had ik eigenlijk een afspraak met een nieuwe opdrachtgever om ingewerkt te worden, maar ik krijg een berichtje dat deze afspraak helaas niet door kan gaan en wordt verzet naar een later moment. Geen probleem, want dan kan ik deze tijd benutten om aan mijn eigen bedrijf te werken.

Sinds kort volg ik een training over online zichtbaarheid. Een leuke aanvulling op de opleiding van VA school. Ik word helemaal blij van het inplannen en opmaken van posts voor social media. Dit doe ik sinds kort ook voor een opdrachtgever en natuurlijk voor mijn VA bedrijf Alice Assist en voor mijn reisonderneming. Voor de komende twee weken zet ik de posts gereed en dat geeft direct een relaxt gevoel!

Nu mijn ochtend wat anders verloopt dan gepland maak ik in het begin van de middag een wandeling. Zo fijn dat eindelijk na weken van regen en kou de zon weer schijnt. Wij wonen vlakbij bij het water dus het is hier altijd heerlijk wandelen, soms spot ik wel eens een zeehondje. Wie heeft dat in de achtertuin?!

In de middag heb ik contact met een andere opdrachtgever. Hij heeft twee vacatures die op de website vermeld moeten worden. Ik stel voor om de vacatures ook te gaan promoten op social media. Daarna ga ik lekker aan de slag met Canva voor het opmaken van de extra posts die ik vervolgens inplan via Studio Makers.

Dinsdag de hele dag online virtual assistant Alice Openeer

Dinsdag – De hele dag online

Vandaag volgt de jongste online school thuis. Sinds de lockdown ben ik heel blij dat ik zo vaak thuis kan zijn voor mijn kinderen. De jongste zit in de brugklas en heeft dan nog best wat hulp nodig. Voor mijn training ‘online zichtbaarheid’ heb ik deze ochtend een Q&A gepland staan. Heel leuk om samen met andere VA’s over dit onderwerp te sparren en van elkaar te leren. Het geeft mij ook weer inspiratie om ermee door te gaan. Want soms is er toch wel eens een twijfel: wie zit er nu op mijn berichten te wachten… 

‘s Middags heb ik een online afspraak met een andere virtual assistant waar ik mee ga samenwerken voor de nieuwe opdrachtgever (die van de verzette afspraak van gisteren). Leuk om kennis met haar te maken. We bespreken de verschillende taken en ik vraag hoe zij bepaalde dingen heeft opgepakt. Leuk, ik kijk uit naar onze samenwerking! Daarna reageer ik nog op wat e-mailberichten en check nog even de social media accounts die ik beheer. 

Twee keer in de week ga ik samen met mijn vriend sporten. We kunnen er niet onderuit, want we hebben altijd een vaste afspraak met onze trainer. Ik vind het belangrijk om goed voor mijzelf te zorgen door regelmatig te sporten en probeer ook zo gezond mogelijk te eten.

De woensdag van Alice Openeer

Woensdag – Administratie, strand en eindelijk een terrasje!

We zijn in een nieuwe maand aangekomen, dus dat betekent dat de administratie gedaan moet worden van de afgelopen maand. Naast mijn eigen administratie doe ik dit ook voor mijn andere bedrijf. We gebruiken hier al jaren Snelstart voor. Een heel handig en overzichtelijk systeem. Ik houd erg van overzicht en vind het fijn dat alles netjes in digitale mappen is bijgewerkt.

Omdat het nog steeds zo lekker weer is heb ik na de lunch afgesproken met een vriendin die ik vanwege de lockdown al maanden niet live heb gezien. We besluiten om elkaar te ontmoeten op het strand voor een heerlijke wandeling en ja hoor, ook mijn eerste terrasje is een feit! Wat fijn om elkaar na al die tijd weer eens echt te kunnen zien en spreken. Ik ben een echt zomermens en voel mij gelijk veel vrolijker als de zon schijnt.

Ik zou morgen eigenlijk aan de slag gaan voor de nieuwe opdrachtgever, maar vanavond heb ik besloten om de opdracht terug te geven. Eerst dacht ik dat ik koudwatervrees had en dat ik het spannend vond om voor ze aan de slag te gaan. Maar ik heb het goed onderzocht en dat was het niet. Maar er kwamen taken bij (die mij vooraf niet duidelijk waren) waar ik absoluut niet blij van werd. Voor mij echt een leermoment: ik moet veel eerder en duidelijker doorvragen naar de werkzaamheden van de opdracht. En ik moet dus ook meer naar mijn gevoel leren luisteren! 

Ik weet dat ik de juiste beslissing heb genomen maar toch. Ik zit nog in de opstartfase, had ik deze opdracht misschien toch aan moeten nemen? Maar ik moet er gewoon geduld mee hebben. Ik plaatste pas nog een post op Instagram over eerst zaaien en dan oogsten. Zo werkte het ook in het begin van mijn reisbedrijf. Toen zaten we natuurlijk ook niet gelijk vol met opdrachten. Dus eigenlijk weet ik het wel, maar toch is er af en toe dat gevoel ‘komt het wel goed?’. Maar ik denk dat iedereen dat wel heeft in de opstartfase.

De donderdag van virtual assistant Alice Openeer

Donderdag – Nieuwe ideeën én misschien een nieuwe klant

Nu de opdracht niet doorgaat heb ik tijd om aan mijn eigen bedrijf te werken. Vandaag ga ik aan de slag voor mijn reisonderneming, Ladies Only Reizen. Langzaamaan mag er weer gereisd worden dus gaan we onze activiteiten ook weer oppakken. Ik werk de website bij met ons nieuwe aanbod van de reizen die geboekt kunnen worden. Vandaag gaat ook onze nieuwsbrief die ik heb opgemaakt in MailChimp de deur uit. 

Ik ben ongeveer een tot anderhalve dag per week aan het werk voor Ladies Only Reizen. De werkzaamheden lopen een beetje door mijn VA-werk heen, vooral de laatste paar weken. Berichtjes en aanmeldingen komen binnen, soms moet ik contact opnemen met hotels, die dingen kunnen niet blijven liggen. Maar dat is prima, daarom is het zo fijn dat ik als virtual assistant mijn eigen tijd kan indelen. En ik heb natuurlijk mijn compagnon. Meestal spreken we per week af wie welke taken oppakt en dan komt dat ook goed. 

 

Van organiseren en nieuwe ideeën bedenken word ik helemaal blij. Ik heb contact met de locaties waar we mee gaan samenwerken en samen met mijn compagnon maken we de programma’s op. Soms vliegen de gekste ideeën over tafel, maar blijkt de uitvoering ervan niet altijd even haalbaar te zijn. Maar op die manier kunnen we altijd goed sparren en het inspireert ons voor de invulling van de nieuwe reizen. We beleven er samen zo ontzettend veel lol aan dus we zijn superblij dat het nu allemaal weer kan en mag!

Mijn online zichtbaarheid wordt blijkbaar opgemerkt. Ik ontvang een berichtje via mijn Instagram account van een praktijk in de paramedische zorg, ze willen graag een afspraak maken. Ik neem direct contact met ze op en we plannen een afspraak in voor een kennismakingsgesprek. Ik ben heel benieuwd wat het probleem is en wat ik voor ze zou kunnen betekenen?!

De vrijdag van virtual assistant Alice Openeer

Vrijdag – Teamuitje plannen, shoppen en zwemmen

Deze ochtend ga ik aan het werk voor een opdrachtgever die ik al direct vanaf de start van mijn bedrijf mag ondersteunen. Ik neem contact op met een strandtent waar binnenkort een teamuitje gepland staat. Gelukkig hadden we tijdens de lockdown al een datum geprikt, nu hoeven we alleen het programma nog door te nemen en de inhoud van de catering te bespreken. Daarna ga ik voor haar nog wat vacatureteksten uitschrijven. 

Ik vind het heel erg leuk om voor een opdrachtgever regelmatig andere dingen te doen. Dat is elke keer weer een uitdaging. Dat kwam ook uit de VA-quiz ‘Welk type VA ben jij’: Ik ben van de ideeën, het creatieve, maar ik hou ook van structuur. Ik denk dat ik van alles wat heb. Daarom is het wel een beetje lastig een richting te kiezen, ik vind alles leuk om te doen!

Zodra ik de vacatureteksten aan mijn opdrachtgever heb doorgemaild ga ik met de jongste de stad in om te winkelen. De zomerkleren werden uit de kast gehaald en dan is goed te zien hoe hard hij gegroeid is het afgelopen jaar. Tijd dus om de kast weer wat aan te vullen en tijd om gezellig samen een ijsje te eten.

Naast reizen is zwemmen ook een grote hobby van mij. In mijn jeugd heb ik altijd veel gezwommen en sinds mijn dochter ook deze sport heeft ontdekt heb ik mij ook weer aangemeld bij de zwemvereniging. Gelukkig mogen de zwembaden nu weer open en dus gaan we vanavond weer samen naar de training.

Een week op pad met virtual assistant Alice Openeer

Zaterdag – Samen ondernemen is bewust tijd vrijmaken

We wonen nu één jaar in ons nieuwbouwhuis en aan de invulling van de tuin hebben we nog vrij weinig gedaan. Maar daar komt nu verandering in. De tuin wordt ingezaaid met gras, dus dat wordt de komende tijd goed nathouden zodat we over een paar weken een mooi groen gazon hebben. Door de week doe ik wel wat klusjes in huis, maar het schoonmaken is toch vaak een taak die op zaterdag moet gebeuren. Niet mijn grootste hobby, maar daarna kan ik wel enorm genieten van een schoon en opgeruimd weekend. Eind van de middag nemen we altijd lekker de tijd voor een borrel. Mijn partner is ook ondernemer en is weinig thuis, dus voor ons samen is dit altijd een fijn moment om even bij te kletsen.

Een week op pad met virtual assistant Alice Openeer

Zondag – Het mooiste moment van de week

Zondagochtend, de enige dag dat we echt lekker kunnen uitslapen en mijn mooiste moment van de week: samen ontbijten! Heel fijn om dan met z’n vieren samen aan tafel te zitten. Met twee pubers in huis is er altijd wel wat te beleven en ik geniet ook van hun verhalen en kijk op de wereld. Zij weten niet beter dan dat wij allebei ondernemen. Ze zien er de voordelen van, maar ook de nadelen. Dat het niet altijd even makkelijk is, dat er soms hard gewerkt moet worden. Maar aan de andere kant ook dat we in een prachtig nieuw huis wonen dat we zelf hebben laten bouwen, ze zien dat het ook weer veel kan brengen.

In de middag gaan we naar vrienden voor de eerste barbecue van dit jaar. Heel gezellig dat dit weer kan en we genieten van het samenzijn. Tijdens de lockdown vond ik het stiekem ook wel fijn om veel thuis te zijn, even geen verplichtingen of afspraken. Ik genoot van de rust, maar op den duur werd het ook wel een beetje saai. Ik heb mezelf voorgenomen om daar een balans in te gaan vinden door niet alle weekenden weer vol te gaan plannen.

Alice Openeer zocht door corona een nieuwe uitdaging en startte haar business als virtual assistant. Naast haar bedrijf Alice Assist runt ze samen met haar compagnon ook nog een reisbedrijf en geniet ze van the best of both worlds!

Ben je nieuwsgierig naar het vak van virtual assistant en wil je ontdekken of het werken als VA iets is dat 100% bij je past? VA school heeft een virtuele ontdekkingsroute voor je uitgestippeld. Doe mee met de leuke online oriëntatie cursus ‘VA iets voor mij?’ en maak je wereld een beetje groter.
Je bent van harte welkom!

Virtual assistant iets voor mij?