KvK inschrijven: stappenplan voor virtual assistants

Als je een eigen VA bedrijf wilt starten in Nederland dan moet je je inschrijven bij de Kamer van Koophandel (kvk.nl). Hier vind je ook alle info die je nodig hebt om je eenmanszaak (tenminste dat is voor de meeste VA’s van toepassing) aan te melden.

Je hoeft nog niet direct naar de Kamer van Koophandel te hollen, maar als de dag daar ineens is (en zo gaat het vaak in de praktijk) dan ben jij goed voorbereid. En het duurt soms even voordat er een plek is.

Er zijn twee goede momenten om naar de KvK te gaan om je bedrijf in te schrijven:
1. Als je die eerste klant een factuur wilt sturen. Een KvK nummer vermelden op je factuur is namelijk verplicht.
2. Als je er gewoon heel veel zin in hebt om het officieel te maken (of als je het wilt doen op een voor jou speciale datum).

Hoe pak je dat aan?

• Ga naar de website van de Kamer van Koophandel.
• Lees welke rechtsvormen er zijn en welke rechtsvorm bij jou past. De meeste virtual assistants kiezen voor een eenmanszaak maar wellicht sluit iets anders beter aan bij jouw situatie.
• Bereid je inschrijving voor door het invullen van het digitale inschrijfformulier. Er wordt hier gevraagd om persoonsgegevens, bedrijfsnaam en contactgegevens, een bedrijfsomschrijving en een inschatting van je omzet, kosten en winst.
• Om je inschrijving te voltooien moet je persoonlijk langskomen op een kantoor van de Kamer van Koophandel. Maak een afspraak, dit kan digitaal via de website.
• Tijdens je afspraak moet je betalen voor je inschrijving, dit kost rond de 85 euro.
• Je kunt ervoor kiezen om tegen betaling ook direct een uittreksel aan te vragen. Dit is handig om te doen omdat je deze nodig hebt, bijvoorbeeld als je moet aantonen dat je eigenaar bent van je bedrijf.
• Na je inschrijving bij de Kamer van Koophandel geven zij je gegevens door aan de Belastingdienst. Je ontvangt dan automatisch een btw-nummer. Hier vind je een overzichtje met alles wat je moet weten over het btw-nummer.
• Besluit je later een andere naam toe te voegen of toch je naam nog te veranderen, je kunt bij de Kamer van Koophandel (online) eenvoudig een extra handelsnaam toevoegen of je naam wijzigen.

💡 Let op! Wil je je eigen bedrijf starten naast een vaste baan, check dan voordat je je gaat inschrijven of hier iets over opgenomen is in je arbeidsovereenkomst. Mag je nevenactiviteiten verrichten of een eigen bedrijf starten? Zorg dat je hier ja op kunt antwoorden voordat je je meldt bij de kamer van koophandel.

Deze Welke SBI code past het beste bij jouw VA werkzaamheden?

Bij de Kamer van Koophandel moet je doorgeven onder welke SBI code jij gevonden wilt worden. Een SBI code is een manier voor de overheid om te registreren wat voor soort werkzaamheden een bedrijf uitvoert.

SBI staat voor Standaard Bedrijfsindeling. Voor ondernemers voelt het soms alsof het mega-belangrijk is, maar in de praktijk is de omschrijving van je activiteiten vaak nóg belangrijker dan die exacte code. Zeker bij moderne online businesses waar functies door elkaar lopen. Eén VA kan tegenwoordig half strateeg, half techbouwer, half marketeer zijn.

Het doel is vooral:

• weten wat voor soort werk een bedrijf doet
• bedrijven kunnen indelen voor statistieken
• bepalen welke regels of vergunningen soms gelden
• makkelijker data verzamelen over branches
• banken, verzekeraars en instanties inzicht geven in je type bedrijf

Dus de code zegt eigenlijk:

“In welke categorie werk valt dit bedrijf ongeveer?”

SBI code voor virtual assistants

VA’s hebben geen eigen code, daarom hebben wij een selectie voor je gemaakt waar je mogelijk uit kunt kiezen. Zolang de omschrijving goed aansluit bij je daadwerkelijke werkzaamheden zit je meestal goed. Overleg dus gerust ter plekke met de medewerker van de Kamer van Koophandel wat voor jou de beste codes zijn.

SBI codes per VA profiel:

Profiel: Allround Virtual Assistant
Hoofdwerk: administratie, inbox, planning, social media, ondersteuning in breedte
Past bij: starters, brede VA’s
Codes:
82.10 administratieve en ondersteunende activiteiten
82.20 klantcontact / customer service
73.3 PR/communicatie (als je social media doet)
74.12 grafisch ontwerp (voor Canva / visuals)

Profiel: Office- & admin VA
Hoofdwerk: backoffice, administratie, klantenservice, planning
Past bij: klassieke VA’s, management ondersteuning
Codes:
82.10 administratieve en ondersteunende activiteiten
82.20 klantcontact / customer service

Profiel: (Online) marketing VA
Hoofdwerk: social media, marketingfunnels, content planning, nieuwsbrieven
Past bij: communicatie-VA’s en content-specialisten
Codes:
73.3 PR/communicatie
73.11 reclame
74.12 grafisch ontwerp
82.10 administratieve en ondersteunende activiteiten

Profiel: Social media VA
Hoofdwerk: Instagram, TikTok, planning, content, community, engagement
Past bij: online marketing
Codes:
73.3 PR/communicatie
73.11 reclame / online marketing
74.12 grafisch ontwerp
82.10 administratieve en ondersteunende activiteiten

Profiel: Tech Virtual Assistant
Hoofdwerk: systemen, automatiseringen, koppelingen, funnels, websites
Past bij: systeem-nerds
Codes:
62.2 ICT-advies
62.9 overige IT-diensten
63.92 informatievoorziening
63.1 hosting & digitale infrastructuur
62.10 Computerprogrammering

Profiel: Webdesign / Canva / grafische VA
Hoofdwerk: websites, opmaak, Canva, grafische ondersteuning
Past bij: creative VA’s
Codes:
74.12 grafisch ontwerp
73.11 reclame
63.92 online diensten
62.02 / 62.9 als het écht technisch wordt

Profiel: Operations VA / Online business manager VA
Hoofdwerk: structuur, projectmanagement, workflows, teamcoördinatie
Past bij: ervaren VA’s / Online business managers
Codes:
82.10 administratieve en ondersteunende activiteiten
82.99 overige zakelijke dienstverlening
70.22 bedrijfsbegeleiding & consultancy
73.3 communicatie (indien marketing betrokken)

💡 Belangrijk weetje: Je mag meerdere codes registreren en je kunt altijd later aanpassen. Dus geen stress “wat moet ik kiezen?” Kies wat nu het dichtst bij je hoofdwerk ligt.

KvK inschrijven als virtual assistant

Voor veel startende virtual assistants voelt een KvK-inschrijving als het officiële begin van hun bedrijf. So we celebrate you en proosten hier alvast op de geboorte van jouw eigen VA business!

Wil je nog veel meer weten over het starten als virtual assistant? In onze training ‘Start een succesvolle business als virtual assistant’ vertellen we je nog veel meer over alles wat er bij het starten van een eigen bedrijf komt kijken.

Kom kennismaken tijdens onze interactieve en leerzame VA iets voor mij?! oriëntatieweek vertellen we je er alles over. Klik hier voor alle info.

Volg ons op Instagram voor nog meer hersenspinsels en inspiratie