Wat doet een virtual assistant precies? Die vraag krijgen we vaak bij VA school. En ook als je gaat starten als virtual assistant, of al lang als VA aan het werk bent, zul je die vraag regelmatig horen. Wij denken dat daar twee redenen voor zijn. Ten eerste is het begrip virtual assistant nog niet bij iedereen bekend (ook al zijn er al duizenden VA’s werkzaam in Nederland en België). We zijn dan ook hard aan het werk om die bekendheid te vergroten. En gelukkig zien steeds meer ondernemers de enorme voordelen van het werken met een virtual assistants. Ten tweede zijn er zoveel werkzaamheden die je als VA voor klanten kunt uitvoeren, dat het antwoord op die vraag gewoon niet zo makkelijk te geven is!
Virtual assistant worden
Als virtual assistant ben je een zelfstandige, flexibele professional die ondernemers online (en soms op locatie) ondersteunt. De meeste VA’s werken op freelance of zzp-basis. Dat kan variëren van een paar uur per week of maand tot een paar dagen per week. En van tijdelijk, op projectbasis, tot structureel maanden achter elkaar. Je helpt ondernemers met zaken waar zij niet aan toekomen. Of die ze willen uitbesteden omdat ze er zelf niet genoeg kennis van, of plezier in hebben. Je bent daarin echt een volwaardige partner van de ondernemer. Het is aan jou om te besluiten welke werkzaamheden jij voor hen wilt oppakken.
Het is trouwens niet verplicht een virtual assistant opleiding te volgen, iedereen mag zich virtual assistant noemen. Maar een VA-opleiding geeft je wel een hele goede basis: om je bedrijf op te zetten, om je voor te bereiden op wat je te wachten staat en om te ontdekken waar jouw kracht ligt. Want dat je ‘heel goed bent’ in wat je nu doet betekent natuurlijk niet dat je dat als virtual assistant ook moet blijven doen. Misschien zijn er wel andere dingen waar je ook heel goed in bent, of waar je heel goed in kunt worden. En misschien word je daar wel veel gelukkiger van!
Doen waar jij blij van wordt
Geld verdienen met werk waar je blij van wordt? Dat kan dus echt! Want als virtual assistant heb je de mogelijkheid om jouw dienstenpakket zo vorm te geven dat je lekker veel kunt doen van de werkzaamheden die je het allerleukst vindt. Klinkt als een droombaan toch? Er zijn VA’s die hun klanten helpen met social media management, die planningen maken, structuur aanbrengen, teksten schrijven, podcasts maken en meer. Sommige virtual assistants hebben gekozen voor een bepaald type klant of branche: voor werken in de hippische wereld, in de gezondheidszorg, kinderopvang of de evenementenbranche. Ook daar heb je de keuze in. Daarnaast is virtual assistant worden niet leeftijdsgebonden. Je ervaring en flexibiliteit worden juist gewaardeerd!
Welke diensten kun je als virtual assistant aanbieden?
Om je te inspireren en je een idee te geven van de diensten die je als virtual assistant kunt aanbieden, hebben we informatie uit Het grote virtual assistant onderzoek verzameld en rondgevraagd in de VA community. En al die werkzaamheden, meer dan 300, hebben we voor je op een rijtje gezet. Het mooie is dat het vak van virtual assistant continue in beweging is. De afgelopen jaren hebben steeds meer ondernemers de stap naar online genomen, en dat zien we terug in de werkzaamheden van VA’s, die daar perfect op inspelen. Werken als virtual assistant is nooit saai en dat maakt het zo’n fantastisch vak!
300 taken?
Er zijn misschien wel 1000 taken die een VA kan overnemen. We zullen deze lijst daarom regelmatig updaten. Mis je nog iets in onderstaand overzicht? Laat het ons weten in een reactie onderaan de pagina!
Ruim 300 werkzaamheden die je als virtual assistant kunt oppakken voor je klanten:
Office Support
- Agendabeheer
- Afspraken inplannen
- Afspraken bevestigen
- Beheer van lopende contracten
- Projectplanning
- Structureren administratie
- E-Mail inbox organiseren
- Opzetten van filters en auto-reply’s
voor e-mail - Maken van templates voor e-mail
- Beantwoorden van e-mails
- Notuleren
- Notities uitwerken
- Subsidieaanvragen indienen
- Verwerkingsregister maken/
bijhouden - Bestanden organiseren
- Researchen leveranciers
- Software researchen
- Salarisadministratie
- Archiveren
- Spreadsheets maken
- Meeting-ruimtes reserveren
- Office 365 inrichten
- Opstellen van contracten
- Urenregistratie
- Kilometerregistratie
- Correspondentie (meertalig)
- Visa regelen
- Kerstpakketten uitzoeken en
bestellen - Relatiegeschenken uitzoeken en
bestellen - Presentatiemateriaal bestellen
- Backoffice managen
- Vakantieplanning maken
- HR-ondersteuning
- HR-administratie
- Capaciteitsplanning
- Opzetten prioriteitenlijst
- Briefen van freelancers
- Inplannen van freelancers
- Inplannen werk- en klantbezoeken
- Privé-afspraken plannen en regelen
- Voortgangsbeheer
- Budgetbeheer
- AVG-proof maken bedrijf
- Douaneformulieren voorbereiden
- Verzekeringen nalopen
- Inkoop management en
voorraadbeheer - Organisatie evenementen managen
- Research voor projecten
- Optimaliseren van bedrijfsprocessen
- Boeken van reizen
- Onboarden nieuwe medewerkers
- Wijzigen van gegevens bij KVK, AFM
en andere instanties - Tekenklaar maken van overeen-
komsten, volmachten, aandeelhouders-
besluiten etc. - Learning & development
- Wijzigingen in wet- en regelgeving
signaleren en implementeren - Coördineren verhuizingen
- Koppelen van systemen
- Begeleiden van Expats (Juridisch,
wonen, praktisch) - Implementeren van meetsystemen
- Hulp bij CO2 vraagstukken
- Schrijven van een omgevings-
managementplan - Klankbord zijn voor ondernemer
- Registratie van ISBN-nummers
- Nieuwe tools en toepassingen
implementeren - Werkplan maken
- Team van VA’s aansturen
- Efficiënte oplossingen implementeren
- Uitwerken dictaten
- Dossierbeheer
- Digitaal archief bijhouden
- Juridische stukken voorbereiden
- Google Drive op orde houden
- Ledenadministratie
- Praktijk managen
- Functie-omschrijvingen maken
- Kandidaten-selectie
- Storingsmeldingen verwerken
- MS Teams support
- Research doen
- Kwaliteitscontrole
- Systemen inrichten
- Drukwerk bestellen
- Kantoorartikelen bestellen
- Coördinatie vergaderstructuur
- Opschonen documenten
- Coderen
- Roosters maken
- Verzuimrapportages maken
- Doorlooptijden trajecten bijhouden
- Certificeringen voorbereiden
Content en Ontwerp
- Schrijven van converterende
nieuwsbrieven - Schrijven van persberichten
- Blogs publiceren
- Redigeren van teksten
- Proeflezen van teksten
- Schrijven van productomschrijvingen
voor webshops - Tekstredactie
- Uitwerken van transcripties
- Verslaglegging
- Samenvattingen schrijven
- Vacatureteksten schrijven
- Beleidsstukken schrijven
- Blogs schrijven
- Managen van gastblogs
- Bedenken van vragen voor interviews
- Interviews afnemen
- Teksten vertalen
- SRT-bestanden maken
- Nieuwsbrief opmaken
- Huisstijl ontwikkelen
- Brandbook maken
- Ontwerp flyers/visitekaartjes etc.
- Posters maken
- Fotograferen
- Fotobewerking
- Infographics maken
- Video’s maken
- Video editing
- Video’s ondertitelen
- Online magazines maken
- Werkboeken maken
- e-Books maken
- Ontwerp brochures
- Onderwijsmateriaal maken
- Weggever voor website vormgeven
- Advertenties maken
- Foto-databank aanleggen
- Nieuwsbrieven inplannen
- Communicatie-advies geven
- Keyword onderzoek
- SEO optimalisatie content
- Visuals maken voor social media
(in bijv. Canva) - Illustraties maken
- Presentaties maken
- Content creatie
- Content planning
Boekhouding
- Inboeken inkoopfacturen
- Betalingen uitvoeren
- Maken en verzenden van facturen
- Nabellen niet betaalde facturen
- Automatiseren van boekhouding
- Inrichten van boekhouding
- Bonnen inscannen
- Bankmutaties verwerken
- Maken van creditnota’s
- e-Boekhouden opzetten
- e-Boekhouden instructie geven
- BTW-aangifte
- Voorbereiden belastingaangifte
- Crediteurenbeheer
- Debiteurenbeheer
- Declaraties inboeken
- Jaarrekening opstellen
- Opschonen administratie
- Aftrekposten checken
- Ondersteuning bij audits
Marketing
- Advertenties plannen
- E-Mail marketing
- E-Mail lijst beheren
- Analyseren resultaten
e-mailcampagnes - Concepten bedenken
- Sourcen van weggevers
- Technische ondersteuning bij webinars
- Moderaten bij webinars
- Verzenden van bedankjes naar klanten
- Strategie bepalen
- Concurrentie-onderzoek
- SEA
- Maken en versturen van surveys
- Productlanceringen
- Benaderen van klanten voor reviews
- Reageren op reviews
- Maken van polls en quizzen
- SWOT-analyses maken
- Opzetten van campagnes op diverse kanalen
- Marketing Automatisering
- Bedrijfsvideo’s (laten) maken
- Contact leggen met influencers
- Schrijven communicatieplan
- Branding
- Trends signaleren
- Conceptcreatie
- Hoofdlijnen uitstippelen
- Onderwerpen aandragen voor video’s/podcasts etc.
- Boeken van interviews
- Klantprofielen maken
- Rectruitment marketing
- Video-marketing
- Sparren met ondernemers
- Consistentie huisstijl beoordelen
- Brandbook samenstellen
Sales
- Klantretentie
- CRM-database bouwen/updaten
- Maken van rapportages
- Powerpoint-presentaties maken
- Verkooppresentaties schrijven
- Creëren van leads-lijsten via LinkedIn
- Opzoeken van contactgegevens prospects
- Brainstormsessies
- Afspraken inplannen
- Bevestiging van afspraken
- Klantenservice
- Telefoondienst
- Koude acquisitie
- Warme acquisitie
- Offertes maken
- Offertes nabellen
- Offertes invoeren
- Contractbeheer
- Data-entry
- Onboarding nieuwe klanten
- Live chat support
- Concurrentie-onderzoek
- Feedback van klanten verzamelen
- Terugkoppelen van feedback
- Prijsvergelijkingen
- Opzetten en inrichten van CS-systeem zoals bijvoorbeeld Zendesk
- Orderverwerking
- Orders versturen
- Schrijven klachtenafhandelingsplan
- Verkoopgesprekken en upselling
- Ordermanagement
- Klantenlijst updaten
- Telefonische enquêtes afnemen
- Reviews opvragen
- Kopersbegeleiding
- Patiëntencontact onderhouden
- Opstellen opdrachtbevestigingen
Techniek
- Website beheer
- Website onderhoud
- Website design
- Maken van back-ups
- Domeinregistratie
- Aanvragen hosting
- Performance check website
- Beveiligingscheck website
- Installeren SSL certificaat
- Installeren plug-ins
- Updaten plug-ins
- CSS-aanpassingen doorvoeren
- Maken van landingspagina’s
- User experience optimaliseren
- Technische problemen oplossen t
- Online systemen koppelen
- Technische SEO-optimalisatie
- Koppelen Google Analytics
- Toevoegen pixels en trackers
- Koppelen betaalfunctionaliteiten
- e-Mail automatiseren
- Funnels bouwen
- Online academies bouwen
- Online academies vullen
- Online academies onderhouden
- Webshop bouwen
- Webshop artikelen toevoegen
- Productfoto’s toevoegen aan webshop
- Troubleshooten
- Reserveringssystemen implementeren
- Affiliate-systemen installeren
- Affiliate-systemen koppelen
- AVG proof maken website
- Technische ondersteuning bij podcasts
- Podcasts editen
- Technische ondersteuning bij webinars
- Marketing automatisering
Evenementen
- Draaiboek maken
- Begroting maken
- Sprekers en/of artiesten regelen
- Locaties scouten en boeken
- Vervoer en accommodatie regelen
- Catering regelen
- Uitnodigingen versturen
- Ticketverkoop coördineren
- Online registratie deelnemers regelen
- Workshops organiseren
- Gasten ontvangen
- Promovideo (laten) maken
- Promotie evenementen
- Sponsorpakketten samenstellen
- Sponsoren benaderen
- Noodplan opstellen
- Vergunningen aanvragen
- Registeren bij evenementenkalenders
- Contact met lokale media onderhouden
- Personeel en vrijwilligers regelen
- Beveiliging regelen
- Contact met leveranciers onderhouden
- Goodiebags samenstellen
- Online evenement organiseren
- Technische ondersteuning online evenement
- Troubleshooten tijdens evenement
- Bedankjes regelen
- Aftermovie (laten) maken
Social Media & Online Communities
- Social media accounts opzetten
- Beheren social media accounts
- Hashtag onderzoek
- Inplannen berichten
- Social media marketing
- Beheer YouTube kanaal
- Uploaden video’s YouTube
- Community management
- Interactie met volgers
- Zoeken en delen van content van andere partijen
- Maken van berichten
- Analyse van resultaten
- Advertentie targeting
- Adverteren op social media
- Opzetten van groepen
- Moderaten van groepen
- Maken en beheren bedrijfspagina LinkedIn
- Pinterest pins maken
- Pinterest boards maken en beheren
- Pinterest pins linken naar website
- Optimaliseren bestaande profielen
- Wedstrijden organiseren
- Wedstrijden opvolgen en prijzen versturen
- Social Media-strategie bepalen
- Content Kalender maken
- Nieuws-alerts opzetten
- Podcasts maken
- Podcasts uploaden
- Podcasts editen
- Maken van soundbites uit podcasts
- GIFjes maken
- Stories maken
- Social media templates maken
- Forum beheer
- Webinars moderaten
- Webcare
Ben jij benieuwd welke van de 300 werkzaamheden bij jou passen? Doe de VA quiz en ontdek welk type VA jij bent!
En wil je ontdekken of het werken als virtual assistant iets voor je is? Doe dan mee aan de bruisende VA iets voor mij? oriëntatieweek!
