Wij kunnen wel vertellen hoe leuk en afwisselend het werken als virtual asisstant is. Maar dat is toch een beetje ‘Wij van WC-eend adviseren WC-eend’. Daarom nam Riëtta Potters onlangs het Instagram account van VA school over. Een week lang konden jullie meekijken achter de schermen van haar bedrijf Variëtta. Om te laten zien hoe het werken als virtual assistant écht is, deelde ze haar dagelijkse bezigheden, ups en downs en beantwoordde ze al jullie vragen. Dit is haar verhaal!
Mijn eigen verhaal
Hanneke plaatste zaterdagavond een oproepje in haar Facebookgroep “Een succesvolle business als virtual assistant” dat ze weer een van haar briljante ideetjes had. Een Insta-takeover voor de hele week! Dat leek me wel wat, dus ik gaf mij hiervoor op. Zondagochtend Hanneke op de app, vol enthousiasme dat ze het leuk zou vinden als ik de Instagram account van VA School voor een week voor mij rekening zou nemen. Na het regelen van het een en ander kon ik los vanaf maandagochtend! Ik heb de volgers van VA school meegenomen in mijn werkweek, verschillende vragen beantwoord en dat was superleuk! Hanneke vroeg me of mijn Insta-verhaal omgezet mocht worden naar een blog, nou dat vind ik een supertof idee, maar dan doe ik het wel graag zelf. Mijn business, mijn leven, mijn verhaal. Toch?
Hoe het allemaal begon
Ergens in 2017 of 2018 kwam ik de term VA af en toe tegen op Social media en ik werd meteen getriggerd. Ik werkte al jaren als (medisch) secretaresse bij een grote zorgorganisatie op verschillende afdelingen en locaties, maar eigenlijk was ik er al jaren uitgekeken. Een groot voordeel van werken bij een grote organisatie is dat je intern kunt schuiven naar andere plekken met iets andere werkzaamheden maar in grote lijnen blijft het toch hetzelfde. Privé had ik toen alleen te veel andere dingen aan mijn hoofd, dus ik schoof het hele idee van VA worden weer op een plank achterin mijn hoofd.
VA iets voor mij?
Tot september 2019. De VA school quiz kwam weer op mijn pad en die test heb ik gedaan. Meerdere keren zelfs. Ik meldde me aan voor de VA school driedaagse “VA iets voor mij?”. In een speciaal boekje wat ik van mijn dochter kreeg uit de Efteling maakte ik de oefeningen en schreef. En schreef. En schreef. Bladzijden vol. Met plannen, ideetjes, vragen en krabbels.
Na afloop van de driedaagse was er de mogelijkheid om een telefoongesprek met Hanneke in te plannen. Dat heb ik gedaan en op een woensdagochtend in oktober heb ik een hele tijd met Hanneke aan de telefoon gezeten. Alle frustraties en gedoe van de afgelopen jaren vlogen eruit. Ik zal het nooit vergeten, de opluchting die ik daarna voelde in mijn lijf. We spraken over mijn verlangens en wensen voor de toekomst en Hanneke beantwoordde nog wat vragen die ik had. Aan het einde van het gesprek wist ik het zeker, ik ging de opleiding starten! En toen Hanneke vroeg wanneer ik wilde starten… zo snel mogelijk! En dat was november.
Ik werkte in 2019 nog 24 uur in loondienst, maar ik was daar echt doodongelukkig. Tijdens een gesprek met mijn leidinggevende kwam al de ellende die ik voelde naar buiten en heb ik aangegeven wat me dwars zat. In overleg met mijn leidinggevende en de manager heb ik besloten om mijn bijzondere verlofuren op te nemen zodat ik bijna een jaar lang 16 uur per week kon werken en daarnaast mijn opleiding kon volgen en natuurlijk mijn business op kon bouwen.
De opleiding ging beginnen
Maandag 4 november 2019 was het dan zover, de opleiding bij VA school ging van start. Ik moest die dag gewoon werken, dus ik kon niet meteen starten, daar baalde ik wel een beetje van, maar het was niet anders. Dinsdag 5 november was de eerste live-dag en die was ik gelukkig wel vrij dankzij de regeling die ik getroffen had op mijn werk. Vol zenuwen ging ik richting Brasserie Park, gewapend met laptop (die ik achteraf gezien niet nodig had 😊) en op mijn nieuwe hakken, want die hoorden bij mij als businessvrouw vond ik 😉. Terwijl ik van de auto naar de locatie liep was ik aan het Whatsappen met een van mijn beste vrienden. Of ik er klaar voor was. Ehm nou nee… ik had nog niet eens een naam voor mijn business. En prompt kwam er “Variëtta” terug. Ik moest die naam even wat laten bezinken maar al snel voelde ik dat die naam echt uitstekend bij mij en mijn business paste.
Die eerste livedag was geweldig! Een groep met allemaal leuke meiden die net als ik ontzettend enthousiast waren. We werkten die dag aan onze visionboards (die nog steeds op een prominente plaats in mijn thuiskantoor staat) en leerden elkaar beter kennen.
De opleiding bestond uit 15 modules en ik wilde een module per week afronden. Heel veel onderzoeken, over mezelf, wat vind ik leuk, wat zijn mijn kwaliteiten, waar kan ik nog aan werken, voor wie zou ik willen werken en wat zou ik dan willen doen voor diegene? Maar ook meer praktische zaken komen aan bod zoals je huisstijl, het bestellen van je visitekaartjes en een website. En ook heel veel informatie over programma’s, tools, verzekeringen, legal matters, eigenlijk alles wat je moet weten en zou moeten regelen als je je eigen business start.
Tijdens de opleiding ging ik in december 2019 naar de Kamer van Koophandel om Variëtta officieel in te schrijven. Dit ging in per 1 januari 2020 dus toen de klok het nieuwe jaar inluidde had ik dubbele redenen om te proosten op het nieuwe jaar. De opdrachten en modules rondde ik een voor een af maar in april 2020 leverde ik mijn eindopdracht (een boekomslag) in bij Hanneke en half april was ik geslaagd!
Alles wat je aandacht geeft, groeit
Het opbouwen van Variëtta naast werken in loondienst was heel pittig. Je aandacht verdelen over én een bedrijf in opbouw én een baan in loondienst én een gezin en daarbovenop ook nog eens een lockdown… man! Ik had wel wat (kleine) klanten maar echt groeien met mijn business, dat gebeurde pas echt toen ik 100% voor Variëtta ging! Alles wat je aandacht geeft, groeit klopte in mijn geval zeker! In december 2020 besloot ik ontslag te nemen, stopte met mijn loondienst per februari 2021 en nog dezelfde maand had ik die grote opdracht binnen die mijn zelfvertrouwen nodig had!
Hoe kom ik aan mijn klanten?
In het eerste jaar kreeg ik een van mijn eerste klanten via een andere VA die geen ruimte meer had, zij dacht aan mij en zo heb ik een maand of 3 telefoontjes opgenomen en afspraken ingepland. Ik merkte in die maanden wel dat ik hier niet heel gelukkig van werd, dus mijn beslissing om die werkzaamheden stop te zetten was eigenlijk een opluchting.
Tijdens een netwerkbijeenkomst kwam ik in gesprek met een andere zzp’er die medisch typewerk uitvoerde voor een grote organisatie. Op haar advies heb ik die organisatie benaderd. Door corona hadden ze toen geen werk voor me, maar na een maand of 9 hadden ze meer werk en benaderden ze mij of ik nog interesse had. Inmiddels werk ik al een jaar voor dit bedrijf als freelance typiste. Dit was mijn eerste grote opdracht die startte in februari 2021, wat voelde dat heerlijk om die ‘binnen te halen’. Het blijft toch spannend om volledig zelfstandig ondernemer te zijn.
De eerste website die ik maakte was van een dame uit een groep van VA school. Ik reageerde op haar oproepje en toen bleek dat we vlak bij elkaar wonen. Na een leuke kennismaking is die ene website inmiddels uitgegroeid tot een langdurige samenwerking.
De dames met wie ik mijn tweede langdurige samenwerking startte, kende ik al van mijn baan in loondienst. Toen ik startte als VA heb ik hen dat verteld en zodra zij toe waren aan ondersteuning door een VA, namen zij contact met mij op. Mijn werkzaamheden begonnen met het bijhouden van de mailbox, beantwoorden van mails en doorsturen van mails die zij zelf moesten beantwoorden. Inmiddels zijn mijn werkzaamheden uitgegroeid tot het versturen van mailings, inschrijvingen van trainingen en financiële administratie. En voor het najaar staat er zelfs een festival in de planning waar ik nu al voor aan het brainstormen ben want uiteraard help ik met de organisatie en ben ik tijdens het festival aanwezig voor de nodige last-minute regeldingen en als vliegende keep. Ik vind het top om met mijn klanten mee te groeien en samen de juiste weg te vinden. Grow while you go!
Er zijn heel veel groepen voor vrouwelijke ondernemers op Facebook waar regelmatig oproepjes in geplaatst worden voor een VA. Vaak ben je wel een van de vele die daarop reageert, maar toch heb ik er wel een hele leuke samenwerking aan overgehouden. Tegenwoordig reageer ik alleen nog op berichtjes die ik echt, echt leuk vind, maar zo fanatiek reageren als in het begin, dat doe ik niet meer.
Wat ik wil meegeven aan (startende) VA’s, maak gebruik van je netwerk! Laat mensen weten wat je doet, laat jezelf zien! Klanten die via via komen, zijn goud waard!
Wat zou ik een startende VA aanraden?
Ben jij startende VA of denk je erover om VA te worden? Go for it! Ik wil je als advies geven, volg je eigen gevoel! Kies voor jezelf. Je kunt VA worden zonder opleiding, maar de opleiding van VA school heeft mij enorm veel gebracht. Door stap voor stap mijn business op te bouwen, ideeën te krijgen, kennis over mogelijkheden en tools die ik niet kende en waar ik nu dagelijks mee werk. En op basis van al die kennis heb ik inmiddels mijn bedrijf opgebouwd. Een beetje van VA school en een beetje van Riëtta.
En kies voor werkzaamheden waar je echt happy van wordt! Natuurlijk doe ik ook wel eens klussen die niet echt mijn lievelings zijn, maar over het algemeen vind ik de meeste dingen echt leuk om te doen! En soms doe ik klussen die ik niet super vind, maar degene voor wie ik ze doe is wel superleuk, dus dat maakt het dan ook de moeite waard. Werkzaamheden die ik echt, echt niet leuk vind (zoals dus die telefoontjes aannemen) dat doe ik niet meer. Ik heb eerlijk gezegd gewoon een hekel aan bellen, dus dat was een snelle beslissing 😉.
Wat zou ik nu anders doen?
Me zoveel aantrekken van anderen. Wat anderen vinden. Wat anderen denken. Zeker niet wat andere (voor namelijk niet-ondernemers) denken. En zeker niet teveel aantrekken van de twijfels aan mezelf.
En wat ik zeker eerder had gedaan, ontslag nemen! Dat ik nog ruim een jaar alle ballen van werk-bedrijf-gezin-leven hoog heb gehouden, ik ben er nog moe van.
Wat ik niet had willen missen
De groep waarmee ik VA school startte. Onze groep was echt bijzonder en dan wel 3 meiden in het bijzonder. Mijn buddy Natasja Remmé, die inmiddels haar eigen pad gekozen heeft buiten het VA-schap. En het buddy-duo Kim (Leegwater) en Kim (van Heynsbergen). Ons clubje is inmiddels ‘aangevuld’ met Tamara Spiekstra. Deze meiden zijn echt mijn buddy’s. De meiden waar ik nog zoveel contact mee heb, bijna dagelijks. Waar ik mijn vragen en problemen kwijt kan, maar die ook met mij meevieren! Heerlijke meiden! Nog een aanrader voor VA’s (of ZZP’ers) wat dat betreft. Omring jezelf met gelijkgestemden. Dat helpt enorm! Dat je kunt sparren met vrouwen die hetzelfde doormaken als jij, weten waar je mee zit en soms net iets ‘voorlopen’ zodat je je vragen mooi kwijt kunt!
Een krachtig netwerk maakt het ondernemersleven zoveel makkelijker!
Wat ik doe aan werkzaamheden
Mijn werkzaamheden zijn behoorlijk breed en variëren per klant en zijn onder andere:
– Social media beheer.
– Uitwerken medische dictaten.
– Notuleren bestuursvergaderingen.
– Opstellen en versturen van nieuwsbrieven.
– (Financiële) administratie.
– Mailboxbeheer.
– Aanpassingen website.
– Aanpassen en plaatsen van blogs.
Het allerleukste werk wat ik doe voor mijn klanten is het creatieve werk. Het brainstormen over een contentplanning, het opzetten van de teksten en tenslotte het maken van de visuals voor de Social media kanalen. Maar ook het maken van E-books en trainingsmaterialen in Canva. Dat vind ik echt het allerleukste om te doen. Creatief bezig zijn en mooie dingen maken in de huisstijl van de klant! Door de afwisseling in werkzaamheden die ik doe, is geen dag hetzelfde en dat is precies hoe ik het graag heb!
Wat ik het leukste vind in een samenwerking met mijn klanten is het samen groeien! Meedenken als ondernemer met een andere ondernemer. Elkaar uitdagen, samen out-of-the-box denken, daar word ik echt blij van! Puur uitvoerend werk, dat is niet iets waar ik heel gelukkig van word.
Over vrije tijd gesproken …
Ik werk zelf wanneer ik daar ‘zin’ in heb. Heb niet echt vaste werkdagen en vaste vrije dagen. Op woensdagochtend en vrijdagochtend sport ik in ieder geval en in de avonden wandel ik regelmatig, zeker na een hele dag op mijn bureaustoel. In het weekend probeer ik zoveel mogelijk niet te werken, maar als ik in ene inspiratie krijg, of gewoon zin heb om te werken, geef ik daar wel eens aan toe 😉. Maar niet omdat het moet, maar omdat ik dat wil.
Ik vind het fijn om mijn werkdagen een beetje flexibel te houden. Buiten mijn afspraken om, plan ik mijn werk in hoe dat prettig uitkomt voor mij en mijn gezin. Mijn man werkt wisseldiensten, dus dan werk ik soms liever in de avond in plaats van in de ochtend als we samen iets leuks kunnen gaan doen.
Wat ik wel geleerd heb de afgelopen twee jaar is om ook echt mijn vakanties te plannen. Niet alleen maar door te gaan maar soms ook echt vrij te zijn. Dus in 2021 zijn we bijna 3 weken met het gezin naar Zweden geweest en in die 3 weken heb ik een keertje 2 uurtjes gewerkt. En verder alleen maar genoten van mijn gezin, de vrije tijd en de prachtige omgeving.
Mijn man komt op een of andere manier altijd prima toe aan zijn reisjes, een voetbalreisje naar Engeland of Duitsland of een weekje wintersport. Voor mezelf vond ik dat altijd heel lastig want … tja de kinderen … tja dit en tja dat … nou die twijfels heb ik nu ook achter me gelaten. Als je hard werkt, moet je ook hard ontspannen toch? Dus ik heb voor mei een weekje Ibiza geboekt met een vriendin. Een week geen werk om er daarna weer vol frisse energie tegenaan te gaan!
Terugkijken op twee jaar Variëtta
Inmiddels heb ik mijn eerste jaar als volledig zelfstandig ondernemer erop zitten en als ik zo terugkijk, ben ik voornamelijk heel trots. Trots op mezelf dat ik Variëtta er nu niet meer ‘bij’ doe maar de hele werkweek in en aan mijn eigen business werk. Mijn eigen uren indeel hoe het mij die dag of week het beste uitkomt. Meer vrijheid voor mijn gezin en mijzelf.
Mocht je nog twijfelen of VA school iets voor jou is? Ik zou niet twijfelen! 😉
Is het werken als virtual assistant ook iets voor jou?
Wil jij ook ontdekken of het werken van virtual assistant iets voor je is en welke richtingen jij allemaal op kunt? Doe dan mee met de VA oriëntatieweek!
