Mosterd na de maaltijd - VA school | voor een succesvolle business als virtual assistant

Of toch niet?

In oktober heb je een brief van de belastingdienst ontvangen met een zgn. btw-ID. Was je verbaasd of had je er al wat over gehoord of gelezen? Eind september had ik al het idee om een blog te schrijven over het nieuwe btw-nummer. Een blog waarin ik uit de doeken zou doen waarom het nieuwe nummer geïntroduceerd wordt en per wanneer. Tja, en toen lag de brief opeens ook bij mij op de mat. Te laat voor een blog dus! Het is nu ook een beetje mosterd na de maaltijd om daar nog iets over te schrijven. Nù is het bij iedereen wel bekend én is iedereen al op de hoogte. Maar is dat ook zo? Weet jíj waarom het nummer is aangepast? En wat je moet regelen voordat het nummer per 1 januari 2020 van kracht wordt? 

Waarom deze aanpassing?

De Autoriteit Persoonsgegevens is nu een aantal jaar bezig om het gebruik van gevoelige gegevens in kaart te brengen. Ik neem aan dat door de komst van de AVG en alle communicatie rondom de privacywet dit een bekend onderwerp is voor jou. Het is, als je denkt in lijn van de privacywet, dan ook best raar dat voor ZZP’ers hun BSN algemeen bekend wordt bij het toekennen van het BTW-nummer. Dit nummer bestaat voor het grootste gedeelte uit jouw BSN-nummer. De autoriteit Persoonsgegevens heeft gekeken of de Belastingdienst een wettelijke grondslag heeft om het gebruik van het BSN te gebruiken in het btw- nummer. Dit is niet het geval en dus moest de Belastingdienst met een oplossing komen. 

Van BTW-nummer naar BTW-ID

Het btw-nummer zoals je het nu kent, wordt in 2020 het omzetbelastingnummer genoemd. Het verandert niet in opzet, maar wordt het nummer waarmee je communiceert met de belastingdienst. Dit nummer ga je dus ook gebruiken bij het doen van je aangiftes. Het nieuwe BTW-ID gebruik je in de communicatie naar je zakelijke partners en leveranciers. Het ene is dus voor intern gebruik (omzetbelastingnummer) en het andere voor extern gebruik (BTW-ID). In de brief die je hebt ontvangen van de belastingdienst staat je nieuwe BTW-ID. 

Wordt er iets van mij verwacht?

Het is belangrijk dat je voordat het 1 januari 2020 is, je een aantal zaken hebt aangepast in je eigen administratie. Het gebruiken van je huidige btw-nummer in externe communicatie is dan niet meer geoorloofd. Zorg er dan ook voor dat je op de verkoopfacturen het btw-nummer vervangt door je nieuwe BTW-ID en loop voor de zekerheid je website na om te kijken of het daar ook gepubliceerd staat. Ook daar moet je het nummer vervangen door je nieuwe ID. Mocht je dit ook op briefpapier genoteerd hebben, pas het daar ook aan. 

Vergeet je leveranciers niet

Als je werkt met leveranciers binnen de EU, is het voor jezelf ook van belang dat zij op tijd jouw nieuwe BTW-ID ontvangen. Zij gebruiken nu jouw btw-nummer om spullen en/of diensten zonder btw te factureren. Als zij deze na 1 januari niet vervangen door het BTW-ID, ontstaat er verwarring, waar je zelf last van kunt krijgen. Licht hen dan ook op tijd in! 

Leuker kunnen ze het niet maken, wel makkelijker

Weer nieuwe regels, weer aanpassingen en weer iets waar je in moet duiken wat belastingdienst heet. Is het echt wel makkelijker zoals ze altijd maar beweren? Persoonlijk vind ik het een goede zaak dat er vanuit dit oogpunt naar jouw en mijn privacy gekeken wordt. Het BSN is een persoonlijk nummer waarmee binnen vele overheidsinstanties wordt gecommuniceerd. Dat dit nummer dan zo algemeen bekend is bij zakelijke partners en leveranciers heeft bij mij al eerder vragen opgeroepen. Of het leuker is? Ik weet het niet! Makkelijker? Nou nu effe niet! Maar veiliger? Ja dat denk ik wel. 

Voorkom een hoop gedoe

De belastingdienst zal steekproefsgewijs kijken of iemand nog steeds extern werkt met het oude btw-nummer en de ondernemer vragen wat er aan de hand is. Is dit nog een vergissing dan wordt hier gepast mee om gegaan. Mocht een ondernemer in gebreke blijven of weigeren het BTW- ID in te zetten, kun je hier een boete voor krijgen. Om een hoop ellende en gedoe te voorkomen stel ik voor je BTW-ID in de eerste dagen van het nieuwe jaar in te voeren. Wacht daar niet te lang mee. 

Succes met het doorvoeren van de wijzigingen. 

Deze blog is geschreven door Ilja Weeda, backoffice specialist en een van de experts waar VA school mee samenwerkt.

Nog meer waardevolle tips ontvangen van Ilja? Kijk eens bij https://vaschool.nl/va-skills-zzper-en-wat-nu/