De meeste gestelde vraag aan VA school is met stip op één “Wat doet een virtual assistant eigenlijk precies?” en meteen erachteraan “Welke werkzaamheden verricht ze?” “Welke tools gebruikt ze?” Hoog tijd voor VA school om hier een blog aan te wijden, want het valt ons vooral op dat geen enkele virtual assistant precies hetzelfde doet. Heel gaaf vinden wij, maar het spreekt daardoor nog niet echt tot de verbeelding. Pauline Ploeg startte in oktober 2018 met haar virtual assistant opleiding. Inmiddels loopt haar bedrijf ‘VA Pauline’ op volle toeren. Voor VA school hield zij een dagboek bij. Kijk en lees lekker mee wat VA Pauline de hele week doet.

Maandag – Huppelen, lichaamsbeweging en laptopdate

“Nooit gedacht, maar sinds ik ondernemer ben geworden, is maandag mijn favoriete werkdag. Van school naar huis moet ik opletten niet te gaan huppelen. Maandag is mijn dag! Met een kopje koffie installeer ik mij aan de keukentafel, en maak mijn weekplanning klaar. Niet digitaal, maar old school met pen en papier (thanks to VA Sophisticated Lily). Wanneer er geen dringende zaken liggen van opdrachtgevers, werk ik deze dag aan mijn bedrijf: social media, blogs, website, administratie, etc. Instagram is voor mij hét kanaal waar ik mijn klanten vandaan haal. Dat vergt veel onderhoud. Gelukkig voelt het (meestal) niet als moeten; ik ben Insta-fan! Afspraken plan ik het liefst op andere dagen; mijn stoel verlaat ik alleen voor het hoognodige. Het gevolg is vaak wel dat ik om half 3 moet rennen naar school om op tijd te zijn -oeps-. Goed voor mijn lichaamsbeweging, zullen we maar zeggen. Maandagavond hebben mijn man Rick en ik onze laptopdate (hij is ook ondernemer). Klinkt niet heel romantisch, gezellig en motiverend is het wel 😊”

Dinsdag – Waarom had ik hier zelf niet aan gedacht

“Schrijfdag voor mijn opdrachtgevers, hetgeen ik het allerliefste doe. Al was dit niet waarmee ik ben gestart als VA. Mijn focus lag vooral op social media. Tijdens een gastcollege van Jantien van Driel (wie kent haar niet 😉) werd ik wakker geschud. Waarom had ik hier zelf niet aan gedacht? Deze taalnerd houdt van lezen, van schrijven, van woorden op papier. Naast social media, is dat wat ik nu vooral doe. Andermans woorden vangen en vertalen naar teksten voor blogs, websites, artikelen, flyers, etc. Voor sommige klanten een structureel aantal uur per week, voor anderen eenmalig. Het zijn vooral de creatieve vrouwen waarmee ik graag werk: fotografen, schrijvers, coaches. Inspiratie doet inspireren. Word ik blij van!” Pauline Ploeg startte in oktober 2018 met haar VA opleiding. Inmiddels loopt haar bedrijf VA Pauline op volle toeren. Maar wat doet deze virtual assistant eigenlijk de hele week? Voor VA school hield Pauline een dagboek bij. Wil jij ook ontdekken welke talenten jij in kunt zetten om je eigen business als VA op te zetten? Welke type VA schuilt er het meest in jou?

Woensdag – Op zoek naar continuïteit en….een huishoudster

“Mijn huis schreeuwt om aandacht, en mijn hart om een bakkie bij mijn moeder of een vriendin. Mijn ideale werkweek zou dit toelaten; de realiteit (de afgelopen maanden) is dat ik vaak toch achter mijn laptop kruip. Een verbeterpuntje voor 2020; meer stabiliteit. Ik heb nu veel ‘losse klussen’. Heel leuk, maar de continuïteit mist een beetje. Daar ben ik zoekende naar. Net zoals naar een huishoudster. Het doel is om deze beiden te vinden komend jaar. De woensdagmiddagen staan in het teken van mijn drie meiden: vriendinnen die komen lunchen, speeldates en taxiën naar dansles. Wanneer de dames moe en voldaan in bed liggen, pak ik graag mijn laptop erbij. ’s Avonds heb ik de meeste inspiratie. Fijn, maar ook een dikke vette valkuil. Stop ik niet tijdig, lig ik ’s nachts nog te denken over dat ene woord. Streng zijn dus, en tijd overhouden voor een fijn boek of leuke serie.”

Donderdag – flexibel zijn is key

“Een beetje ouderwets ben ik wel; kennismaken doe ik het liefst offline. ‘Live’ ben ik nu eenmaal beter dan telefonisch. Vervolggesprekken plan ik via Skype, Zoom of Facetime. Zeker bij het afnemen van interviews vind ik het fijn om gezichtsuitdrukkingen te zien. Dat geeft nog zoveel meer informatie dan enkel de woorden die gezegd worden. Al mijn (bel)afspraken plan ik bij voorkeur op dezelfde dag. Zo kost het mij eenmalig veel energie, en heb ik op andere dagen zo min mogelijk onderbrekingen. Dat klinkt ideaal, haalbaar is het lang niet altijd. Uiteindelijk gooi ik mijn planning om, als klanten anders willen (klein leerpuntje). Trello is een tool die mijn planning helpt op orde te houden. Hier houd ik bij wat ik voor welke opdracht moet doen. Daarnaast is Canva voor het maken van visuals favoriet. Ik kan niet zonder, zou ik haast zeggen!”

Vrijdag – Met een beetje druk op de ketel, ben ik op mijn best. Flexible Friday 😉 

Enkele vaste taken komen wekelijks terug op deze dag. Mijn opdrachtgevers ontvangen een urenoverzicht, mijn mailbox werk ik zoveel mogelijk bij. De rest van de dag laat ik open voor taken die zijn blijven liggen, of opdrachten die extra tijd en aandacht vragen. Ik heb geen opdrachten waarbij ik op een vast tijdstip achter mijn laptop moet zitten. Deadlines zijn er wel. Daar kan ik mijn eigen tijd voor indelen. Dat betekent vaak op het laatste moment buffelen; ik ben nu eenmaal op mijn best als er wat druk op de ketel staat. Dat is altijd al zo geweest. Waar ik eerder vaak een rondje ging rennen om te ontspannen, moet ik bekennen dat mijn hardloopschoenen het daglicht al een tijd niet hebben gezien. Iets wat ik snel weer wil oppakken. Leuk wil ik het niet noemen. Ja, als ik thuis ben, dan vond ik het leuk. Maar dit lijf mag weer meer in actie komen; daar gaat zij mij uiteindelijk dankbaar voor zijn. De gezinsuitbreiding, over een aantal weken, gaat daarbij ook helpen. Een Beagle-pup moet nog al eens een rondje. Top fitte Plien in 2020 😉”

Zaterdag – Ik hou van tradities

“We starten rustig op. Althans…nu nog wel. Met een paar weken roept de zwemles weer om half 8. Wie dat ooit heeft bedacht? De kasten zijn leeg, het huishouden roept. Mijn man regelt het eerste (al jaren vaste prik, elke week een andere dochter mee). Ik bekommer mij over het tweede. Vaak zijn de middagen bezet met verjaardagen of een bezoekje hier of daar. Zo niet, dan gaan we graag samen op stap. Of samen bowlen. Iets wat we de laatste tijd vaker doen samen. Ik hou van tradities; bowlen heeft de potentie er één te worden. De avond spenderen we graag samen op de bank: wijntje, toastje, Netflix. Of met vrienden tot (te) laat in de nacht spellen doen. Ook heel fijn! Mijn moeder woont dichtbij; ze is zo lief af en toe eens op te passen.”

Zondag – Werken in pyjama; ik hou ervan

“Pyjamadag én soepdag. Geen afspraken, niemand de deur uit. Dat zijn de fijnste zondagen. In tegenstelling tot zaterdag, pak ik graag mijn laptop erbij. Terwijl mijn meiden lekker spelen (of elkaar de tent uit kibbelen), manlief zich in de keuken vermaakt, kan ik het niet laten wat te schrijven. Voor mijn eigen social media of voor mijn klanten. Het liefst aan onze bar in de keuken. Bij teveel herrie in mijn kantoor op zolder. Maar nooit te lang. Zondag is er om samen te zijn.” “Samen zijn. Voor mij dé reden om voor mijzelf te beginnen. De mogelijkheid hebben mijn meiden naar school te brengen, en ze elke dag weer op te halen. Geen gerace, geen gevlieg. Mijn eigen tijd indelen. En ja, soms is ook dat puzzelen. En zit ik tot midden in de nacht te rammen op mijn toetsenbord, omdat mijn tijdsinschatting niet helemaal correct bleek te zijn. Maar al doende leert men, met vallen en opstaan. Met leuke opdrachten en…met opdrachten die dat niet blijken te zijn. Of anders uitpakken dan gedacht. Dan baal ik, mopper ik, en ben ik niet de gezelligste. Dat is prima, zolang ik de meeste tijd maar huppelend naar huis ga om te schrijven voor klanten. Mijn klanten (dat klinkt nog steeds bijzonder). Om vervolgens de tijd te vergeten, en mij rennend naar school te haasten. Half 3, mijn meiden zijn vrij. En hun mama? Zij is dat ook.”

P.S. Ben je nieuwsgierig hoe jouw werkweek eruit kan zien? Doe mee met VA iets voor mij?