Virtual is here to stay

Het organiseren van online events is steeds populairder geworden. Het is een andere manier om met een grote groep mensen bij elkaar te komen en kennis en plezier te delen. Maar hoe organiseer je een online event en hoe maak je er een succes van? Zeker op het gebied van ‘online’ een event organiseren kunnen een aantal dingen anders gaan dan je gepland had en heb je met nieuwe dingen rekening te houden. Bij VA school organiseren we regelmatig online events en hebben we ontdekt wat er allemaal bij komt kijken om van je online event een succes te maken. Tony Robbins riep tijdens zijn online UPW event ‘Virtual is here to stay’ en juist daarom delen we graag onze beste learnings met je. Organiseer jij binnenkort een online event voor je opdrachtgever? Doe dan je voordeel met onderstaande tips!

De voorbereiding van je online event

⋆ Begin tijdig met de promotie van je event voor voldoende deelnemers en een goede energie.

⋆ Zorg voor een zo optimaal mogelijke internetverbinding. Gebruik bij voorkeur UTP waarop alle moderators aangesloten zijn.

⋆ Het event begint natuurlijk al eerder dan op de daadwerkelijke starttijd. Warm deelnemers vooraf op door mails te sturen, te appen of iets leuks per post op te sturen. (bijvoorbeeld een werkboek of een notitieboek of iets wat je in beeld kan houden.)

⋆ Gebruik dus ook meerdere communicatiekanalen.

⋆ Let in de voorbereiding op de presentatie van jezelf en de achtergrond. Bedrijfskleuren terug laten komen? Een leuk gedecoreerde achtergrond? Maak het leuk om naar te kijken.

⋆ Heb oog voor details en een beetje humor mag altijd. Een grappige foto op de achtergrond of een memo delen in de chat. Zorg vooraf dat je het klaar hebt staan.

⋆ Werk je met Zoom of Teams vraag dan vooraf of iedereen zijn schermnaam goed in wil vullen, geef zo nodig een korte instructie mee over hoe dit te doen.

⋆ Vraag sprekers om je vooraf op de hoogte te stellen van eventuele opdrachten zodat jij daarover later ook kan communiceren met de deelnemers.

⋆ Doe vooraf met je team of met de moderator een uitgebreide test met verschillende rollen en functies in het programma wat je gebruikt voor je event.

Virtual is here to stay

Tijdens het online event

⋆ Gebruik bij aanvang en bij een lange pauze muziek of maak een speciale playlist aan met de titel van je evenement. Tijdens het afdraaien van de muziek kan je zowel de muziek delen als een leuke visual.

⋆ Tijdens kortere pauzes kan je gebruik maken van een aftelklok. Zodat iedereen weet hoe lang de pauze is ook als je net even niet op je horloge keek.

⋆ Voor de deelnemers, voor de sprekers en voor de organisatie is afwisseling van presentatie heel fijn. Goed voor de focus en de energie. Las pauzes in, ga uit elkaar in breakout rooms, presenteer een poll of doe een quiz via de chat.

⋆ Doe een leuke winactie. Je kan daarbij gebruik maken van de # van de dag en het event zo ook promoten via social media.

⋆ Maak een leuke foto van alle deelnemers in beeld.

⋆ Maak foto’s of videomateriaal van ‘achter de schermen’ tijdens het event.

⋆ Heb je iets lekkers voor de lunch in gedachten? Verwen jezelf.

Een succesvol online event organiseren

Na afloop van het event

⋆ Stuur deelnemers achteraf een kaartje of een presentje om te bedanken voor aanwezigheid.

⋆ En wil je één van je sprekers nog bedanken met een fancy cadeautje zou je bijvoorbeeld kunnen denken aan een draadloze presentatieklikker die er zelfs zijn in de vorm van een ring.

⋆ Adviseer je deelnemers om ook na afloop van het event tijd in te plannen om al die gave ideeën om te zetten in concrete plannen.

⋆ Als je muziek gebruikt tijdens je event maak er dan een leuke playlist van en stuur deze na afloop naar de deelnemers als leuke herinnering.

VA day online event

Op Happy International virtual assistants day (21 mei 2021) organiseerde VA school het VA day online event. In onderstaande videocompilatie krijg je een idee hoe het er deze dag aan toe ging.

Tijdens een online event werken verschillende type VA’s mee om het event een succes te laten zijn. Zo is er de techniekliefhebber die zorgt dat alles achter de schermen geregeld is en alle systemen werken. Gaan dingen anders dan je gepland had? Dan zorgt de-orde-in-de-chaos-schepper dat de rust bewaakt blijft. Welke type VA’s zijn er nog meer en welk type schuilt er in jou? Doe mee met de VA quiz!

VA school VA iets voor mij? oriëntatiecursus