Hoe organiseer je als VA je klanteninfo? Drie systemen (en gratis tools) die echt werken
Je kent het vast. Nieuwe klant, toffe opdrachten, lekker aan de slag. Maar… waar laat je alle info? Wat had je ook alweer afgesproken? En oh ja, die ene taak had gisteren af moeten zijn. Als VA moet je schakelen tussen je verschillende klanten, taken, ideeën, planningen, deadlines en het liefst ook nog zonder dat je bureau ontploft. Duizelt het je bij het idee hoe je dit aan moet pakken en heb je bijna de neiging om geen nieuwe klanten meer aan te nemen omdat je niet weet hoe je al die informatie overzichtelijk houdt? Bij VA School weten we dat iedereen zijn of haar eigen voorkeur heeft. En guess what? Het is allemaal goed. We nemen je daarom mee in drie invalshoeken, van papier tot pixels of de ultieme mix voor jou.
1. Team Analoog: met pen, papier en structuur
Je zult natuurlijk denken dat omdat VA’s vooral online werken, ze ook alles in the cloud noteren en opslaan. Guess again. Sommige VA’s zweren namelijk bij pen en papier. Ouderwets (of eigenlijk heel slim) alles opschrijven. En dan wel goed georganiseerd natuurlijk.
– Een apart notitieboekje per klant. Simpel, overzichtelijk en succes verzekerd.
– Een filofax of ringmap met tabbladen per klant of project
– Kleuren gebruiken voor structuur. Bijvoorbeeld taken geel, afspraken blauw, ideeën roze
– Post-its en sticky tabs. Old school, maar oh zo effectief. We love it!
2. Team Mix & match: analoog én digitaal
Wil je het gevoel houden van handwerk van schrijven, maar ook je notities makkelijk kunnen doorzoeken? Combineer het beste van twee werelden:
reMarkable tablet. Schrijven met een pen, maar alles digitaal opgeslagen op je tablet én in de cloud. Het voelt aan als echte pen op papier, maar je kunt je notities synchroniseren tussen al je apparaten en zelfs delen met klanten. 👉 Bekijk reMarkable
Rocketbook. Een uitwisbaar notitieboek dat je scant naar je drive. Je schrijft met speciale pennen die je kunt uitwissen, scant de pagina’s naar je favoriete cloud-dienst, en begint opnieuw. Perfect voor wie van schrijven houdt maar wel digitale backup wil. 👉 Bekijk Rocketbook
Digitale pennen zoals LiveScribe. Schrijven op papier, synchroniseren met je app. Deze slimme pennen nemen alles op wat je schrijft op speciaal papier en zetten het automatisch om naar digitale tekst. Je kunt zelfs audio opnemen tijdens het schrijven, zodat je later precies weet wat er tijdens een meeting besproken werd. 👉 Bekijk LiveScribe
Perfect dus als je houdt van schrijven, maar niet wil zoeken in stapels papier.
💡 Tip van Hanneke: “Heel eerlijk? Ik heb de Remarkable geprobeerd, maar dat werkte voor mij niet goed. Dus ik schrijf het liefst alles op in mijn notitieboek. Om goed onderscheid te maken tussen taken en notities, zet ik voor een taak altijd een open rondje. Kan ik het die dag zelf nog doen, dan vink ik het daar af. Moet ik het later doen dan zet ik het in Trello en zet een kruisje door het rondje. Voor mij een teken dat ik het nog niet heb gedaan, maar dat het in Trello staat. Ik gebruik dit systeem al jaren. Werkt perfect voor mij!”
3. Team Digitaal: alles online geregeld
Werk je liever 100% digitaal? Er zijn geweldige tools waarmee je notities, planningen en klantinformatie makkelijk beheert:
NoteJoy. Ideaal voor gedeelde notities met klanten. Deze app laat je real-time samenwerken aan documenten, checklists maken en alles overzichtelijk organiseren per project. Super handig voor transparante communicatie met je opdrachtgevers. 👉 Bekijk NoteJoy
Trello. Visueel plannen met borden, lijsten en deadlines. Je kunt projecten opdelen in kaartjes, deadlines instellen en de voortgang visueel bijhouden. Perfect voor projectmanagement en samenwerking met teams. 👉 Bekijk Trello
Notion. Alles-in-één: CRM, to do’s, agenda, notities. Deze krachtige tool combineert databases, notities, planning en projectmanagement in één omgeving. Ideaal als je van één centrale plek houdt voor al je informatie. 👉 Bekijk Notion
Probeer verschillende tools uit en kies wat bij jouw werkstijl past. Liever één goede tool die je écht gebruikt, dan drie die je half inzet. Dus ben je eruit wat goed voor jou werkt, maak een keuze, want anders zoek je je nog suf. Uitproberen kan vaak al met een gratis proefaccount.
Of neem alle tools, maar kies voor iedere tool een eigen toepassing. Bijvoorbeeld NoteJoy voor to do’s, Trello voor projecten met andere mensen en Notion voor je beste business ideeën.
Hoe doen andere VA’s het eigenlijk?
We vroegen het aan een aantal VA’s uit de community:
Kyra Beerda: “Ik maak zoveel mogelijk gebruik van Notion, voor het volledige overzicht. Opdrachten & aantekeningen van opdrachtgevers worden hier ook bijgehouden. Snelle notities doe ik vaak wel in een notitieblokje.”
Els van Geijn-Oomen: “Ik heb een notitieboek van Filofax, gekregen van VA School. Daar zitten tabblaadjes in en je kan de pagina’s eruit halen en ergens anders terug stoppen. Heel handig! Plus je kunt hier navullingen voor bestellen.”
Claudia Selders-Kroezen: “Trello fan hier! Grote klanten krijgen een eigen workspace. En anders per klant of project een bord. Werkt perfect en is ook via de app op je telefoon te gebruiken. Zo blijven mijn klant en ik up to date qua voortgang.”
Iedere VA ontwikkelt zijn of haar eigen manier en dat is helemaal oké. Maar één ding is zeker: je hebt een systeem nodig dat voor JOU werkt.
Klaar voor overzicht én rust in je hoofd?
Alle tools die je nodig hebt om je succesvolle business als virtual assistant op te zetten (inclusief planning, structuur en slimme systemen) leer je in de opleiding bij VA School. We laten je zien welke manieren er zijn en dagen je uit te ontdekken hoe jij een super slim systeem voor jezelf weet te ontwikkelen.
Meer weten? Check ikwordva.nl voor info over de opleiding.
Of kom eerst naar het gratis webinar ‘VA wat is dat eigenlijk’ voor alle basisinfo en ontdek nog veel meer over het boeiende vak van virtual assistant.
You are welcome!