Feel The Fear And Do It Anyway: De Ups En Downs Van Drie Startende Virtual Assistants - VA school | voor een succesvolle business als virtual assistant
Feel The Fear And Do It Anyway: De Ups En Downs Van Drie Startende Virtual Assistants

Wij kunnen natuurlijk wel vertellen hoe geweldig het vak van virtual assistant is en dat voor jezelf beginnen het leukste is wat er bestaat. Maar als je je aan het oriënteren bent om te gaan starten als VA, dan is het natuurlijk veel fijner om vragen te kunnen stellen aan collega’s die dat traject net achter de rug hebben! Kim Leegwater, Kim van Heynsbergen en Iris Treffers volgden alledrie de training ‘Start je succesvolle business als virtual assistant’ bij VA school. Ze zijn nog niet zo lang geleden hun eigen bedrijf als virtual assistant gestart en hebben het nu al lekker (te?) druk. De perfecte panelleden voor een ‘Vraag het de VA’s’ Facebook Live-sessie dus! Onder leiding van Hanneke Wessel beantwoordden Kim, Kim en Iris vragen van deelnemers aan de ‘VA Iets Voor Mij? Oriëntatie Week’. Het werd een openhartig gesprek over de ups en downs van het ondernemen als VA. We delen een paar van de highlights met je.

Wie zijn de VA’s?

Kim van Heynsbergen stopte in 2017 met werken omdat haar thuissituatie daarom vroeg. Daarvoor werkte ze als ambtenaar. In november 2019 startte Kim met de training ‘Start je succesvolle business als virtual assistant’ bij VA school. Haar bedrijf Office Happiness ging op 1 januari 2020 van start. Na een periode van vallen en opstaan gaat het nu heel goed. Kim biedt allround office support (van financiële administratie tot social media), technische support en is groot fan van het platform Kajabi. 

Iris Treffers volgde in 2018 dezelfde training bij VA School. In april 2019 startte zij Irisworks4you, naast haar baan in het onderwijs. Sinds het begin van de coronatijd gaat het echt als een speer en afgelopen zomer heeft ze haar vaste baan opgezegd. Iris werkt nog steeds in het onderwijs, maar nu als VA. Zij legt zich toe op social media (vooral Instagram), Mailblue en Facebook Ads.

Kim Leegwater volgde net als Kim van Heynsbergen in november 2019 de training ‘Start je succesvolle business als virtual assistant’. Op 1 januari 2020 schreef ze haar bedrijf Kim2Organize in bij de KvK. Haar plan was om evenementen te gaan organiseren, maar door corona was dat helaas niet mogelijk. Daarom heeft ze een switch gemaakt en een opleiding tot webassistent gevolgd. Ook zij heeft het door corona nu extra druk gekregen.

Hoe kom je aan opdrachten?

Hanneke: Een van de belangrijkste vragen van startende VA’s is ‘Hoe kom je aan opdrachten?’ Dus, Kim, Kim en Iris, hoe vond je je eerste klant en hoe vind je in de markt echt de vraag die past bij jouw aanbod?

Iris “Ik werkte nog best veel en was niet veel online zichtbaar. Ik was op vakantie in Spanje en had gereageerd op een oproep in een Facebookgroep. Toevallig had ik bij die opdrachtgever op school gezeten. We hadden contact via Messenger, kenden dezelfde mensen, zaten dezelfde dag nog aan de telefoon en het klikte. Nu ik online veel meer zichtbaar ben, komen mensen vaak naar me toe en reageer ik niet zo vaak zelf meer. Behalve als er echt iets heel moois voorbij komt.” Komen klanten bij jou vanzelf, Kim? Kim van Heynsbergen: “Het gaat vaak via via. Mijn neef wist iemand die hulp nodig had. Diegene belde me op 31 maart en op 1 april werkte ik voor hem. En verder vaak via Facebookgroepen. Dan word ik daarin getagd.”

Fijn dat dat zo werkt! En het klinkt nu alsof het vanzelf gaat, maar dat is natuurlijk niet zo, zegt Hanneke Bij VA school proberen we dat ook altijd zo helder mogelijk over te brengen. Hoe belangrijk het is om, als je bepaalde keuzes maakt, daarin duidelijk te zijn. Hoe duidelijker je daarin bent, hoe sneller mensen jou kunnen vinden.

Kim Leegwater: “Ik reageer eigenlijk niet meer op oproepjes. Ik zorg dat ik goed zichtbaar ben op Instagram en al mijn klanten komen nu via dat kanaal. Ik laat een heel deel zien van mezelf en wat ik doe.” Dus je creëert aandacht en daardoor vraag? “Ja. Voor de zomervakantie gaf ik bijvoorbeeld aan dat ik nog ruimte had, en toen haakten er zomaar weer wat mensen aan.” Iris: “Ik zat bijna vol en zette in mijn stories dat ik nog vier uur over had. Dezelfde dag nog kreeg ik twee berichten van ondernemers. Die week had ik door die ene story twee gesprekken”.

Kim van Heynsbergen: “Toen ik riep dat ik vol zat, kreeg ik via via ook een reactie van een ondernemer. Die heb ik nu doorgestuurd naar een andere VA. Maar ik wil wel graag toevoegen dat het vooral werkt vanuit gevoel. Dat het werkt als je dat soort berichten niet plaatst vanuit een markt of vraag en aanbod, maar heel erg vanuit jezelf.”

Werk en privé balans

Lukt het je om vrije tijd voor jezelf in te plannen of ben je stiekem toch vaak ‘s avonds aan het werk?

Kim Heynsbergen: “Op het moment is de balans wel een beetje zoek. Mijn goede voornemen voor 2021 is om meer tijd voor mezelf te nemen, te zorgen dat ik beter ontlaad en ontspan. Zorgen dat ik niet meer veertig uur per week aan het werk ben, want dat was niet het idee.” 

Iris: “Ja voor mij is het hetzelfde. Ik weet nog heel goed dat ik tijdens de training de ‘ideale werkweek’ invulde. Mooi onder schooltijd van m’n zoontje, dacht ik toen. Nou, dat lukt niet helemaal. In het weekend werk ik in principe niet, maar verder werk ik meestal wel tot vijf uur. Maar als m’n zoontje uit school komt ga ik wel een uurtje zitten voor gezellig een spelletje.”

Kim Leegwater: “Het rijst ook bij mij een beetje de pan uit. Van de week heb ik wel een verwendagje gepland, dat was heel hard nodig.”

We moeten wel goed voor onszelf blijven zorgen.

Kim Leegwater: “Dat blijft altijd een zoektocht en balanceren. Vorige week had ik een uitschieter. Toen ik zevenenveertig uur had geschreven en voor de tweede keer ziek werd in twee weken, heb ik op de rem getrapt en ben ik gaan kijken of ik dingen kon schrappen. Op een gegeven moment gun je jezelf dat ook wel. Het voelt bij mij ook niet als werk, maar ik schiet wel op andere vlakken tekort en dat is een interne struggle.”

Ja, hoe je de uren verdeelt, daar heb je zelf invloed op. Hoe ziet jouw weekplanning eruit? Hoe plan je jouw dagen in?

Kim van Heynsbergen. “Ik maak altijd een weekplanning, daar staat een voornemen in van wat er in ieder geval moet gebeuren en vaste afspraken. Ook plan ik tijd voor mezelf in, voor lunchen, wandelen met de honden. Daar tussenin staan blokken met werk en taken. Maar vandaag liep het allemaal even anders.” 

Iris: “Wat ik heel erg fijn vind is dat ik mijn kind iedere dag zelf kan wegbrengen en ophalen. Ik breng mijn zoontje weg en ga naar huis en dan begint mijn werkdag. Ik probeer ook drie keer per week hard te lopen maar dat lukt niet altijd, zeker niet als ik vroeg Zoom-afspraken heb. Ik plan mijn afspraken en taken in, en soms schuif ik taken door naar de volgende dag. Maandag is de dag dat ik probeer aan mijn bedrijf te werken, met cursussen en trainingen. Met een aantal klanten heb ik op vaste tijden vaste Zoom-afspraken. Ik heb een klant voor wie ik één keer per maand op locatie werk. En met een aantal klanten heb ik alleen via mail contact. Voor hen plan ik de social media in en daarvoor werken we samen in een dropbox.”

Kim Leegwater: “Ook ik gebruik Zoom inderdaad en live met mensen in de buurt. Ik hou van die verbinding, dat is voor mij de basis van een goede samenwerking. Als het even kan vind ik dat wel fijn.”

Feel The Fear And Do It Anyway: De Ups En Downs Van Drie Startende Virtual Assistants

Is werken als VA eenzaam?

Is het werk als VA niet ontzettend eenzaam?

Eensgezind: “Nee totaal niet!”

Iris: “Toevallig plaatste ik onlangs een post waarin ik dat schreef, dat iemand vroeg “Mis je je collega’s niet?” Nee, en dat klinkt misschien raar. Maar je gaat met een klant samenwerken omdat de klik er is. Het zijn allemaal leuke klanten, ik heb veel contact met ze en ik vind het werk zo ontzettend leuk! Ik vind het helemaal niet eenzaam omdat je zoveel communiceert.”

Ja, de communicatie gaat veel sneller, je hoeft niet te wachten tot een volgende meeting. En je zit niet altijd per se op collega’s te wachten, maar op mensen met wie je een klik hebt. Kim en Kim, jullie hebben inmiddels een eigen term, jullie zijn VAFF’s toch?

Kim van Heynsbergen: “Ja, Virtual Assistant Friends Forever, samen met Riëtta en Natasja! Zijn dat dan dus de nieuwe collega’s? Kim Leegwater: “Ja.” Het zijn toch ook concurrenten? Kim Leegwater: “Nee, we zijn geen concurrenten. Dat blijft een magisch fenomeen. We zijn allemaal uniek, er is niemand anders zoals ik.”

Mooi is dat, want het is niet gewoon een nieuwe baan, het is een heel nieuw leven! Wat hebben jullie aan elkaar? Wat levert het jullie professioneel gezien op?

Kim Leegwater: “Sparren, je hart luchten, waar je tegenaan loopt, hoe je iets aan zou pakken, op dat niveau. En lief en leed hoort er ook bij.”

Iris: “Ik heb ook een VAFF,  ik werk nu zelfs met haar samen en we wonen nu bij elkaar om de hoek. Ook heb ik een app-groepje met VA’s uit de omgeving en ik heb nog steeds contact met m’n buddy van VA school.”

Feel The Fear And Do It Anyway: De Ups En Downs Van Drie Startende Virtual Assistants

Bloed, zweet en joy?

Wat viel er tegen, het afgelopen jaar? Of welke inzichten heb je gekregen?

Kim van Heynsbergen: “Oeh, daar moet ik even over nadenken… Ik was wel heel erg onzeker. Als ik vergelijk hoe onzeker ik vorig jaar was en hoe ik nu ben, dat is wel echt een mega-groot verschil. Het delen van dingen op Instagram bijvoorbeeld. Dat vond ik op het begin heel erg moeilijk, want wat zou de buurvrouw er wel niet van denken? Daar moest ik echt even overheen.” 

Iris: “Wat ik nog wel eens lastig vind: ik maak een planning en plan taken in, plan zelfs een uur per dag voor ad hoc taken en nog steeds komt er vaak zoveel tussendoor. Dan kan ik heel mooi zeggen “ik werk onder de schooltijd van mijn zoontje” maar dat lukt niet altijd. Soms valt geen dag te plannen. Dat kan ook mooi zijn, dat een dag veel leuker wordt dan ik had gedacht, maar daar loop ik soms wel eens tegenaan.” 

Kim Leegwater: “Ik herken wel een beetje wat Kim zegt over onzekerheid. In het begin dacht ik wel eens: waar blijven die klanten? Het was natuurlijk ook de bedoeling dat ik geld ging verdienen. Daarvan heb ik echt wel geleerd dat het aantrekken van klanten nu meer vanzelf gaat omdat ik mezelf ben. Ik doe mezelf in alles wat ik doe niet mooier voor dan ik ben.”

Krijgen jullie veel applaus van je omgeving?

Iris: “Een vriend zei laatst: als er iemand van zijn werk geniet dan ben jij het wel. Dat vond ik zo’n mooi moment!”

Kim van Heynsbergen: “Toen ik net startte zeiden mijn ouders: “Dat lijkt ons niks voor jou, jij moet onder de mensen zijn.” Nu zeggen ze dat ze zien hoeveel blijer ik ben met deze invulling. Mijn man is ook heel trots. Wat vriendinnen ook wel eens zeggen: “Ik begrijp dat jij hier heel blij van wordt maar je begrijpt toch wel dat ik het niet meer snap nu”, haha!”

Kim Leegwater: “Waar ik door werd geraakt, al tijdens het begin van de training: ik werd gezien en gehoord. Ik denk dat er bij heel veel vrouwen een diep verlangen ligt gezien en gehoord te worden. Ik krijg er weer kippenvel van als ik het zeg. Mijn mening doet ertoe en daar word ik zo blij van.”

Wat willen jullie de aanstaande VA’s nog meegeven?

Kim van Heynsbergen: “Volg je eigen weg en op het moment dat je overvallen wordt door alles wat je om je heen ziet, ga dan even terug naar jezelf en voel even wat jouw weg is.”

Kim Leegwater: “Geloof in jezelf en blijf jezelf”

Iris: “Daar sluit ik me helemaal bij aan. Geloof in jezelf, ook als het even tegenzit of als je onzeker bent, want dat zijn we allemaal wel eens.”

Kim van Heynsbergen: “Wees onzeker en doe het toch.”

Feel the fear and do it anyway. En kijk waar we nu staan met z’n allen!

Wil je nog veel meer lezen over de ervaringen van Kim Leegwater en Kim van Heynsbergen? Dat kan! We hebben ze allebei een jaar lang gevolgd tijdens het starten van hun eigen business als virtual assistant. Bijna wekelijks ontvingen ze een mail met een vraag. Deze mailwisselingen hebben we gebundeld in het prachtige magazine ‘52 Weeks of Joy’. Vraag ‘m nu hier gratis aan.

Feel The Fear And Do It Anyway: De Ups En Downs Van Drie Startende Virtual Assistants