Wat doet een virtual assistant? Meer dan 300 werkzaamheden die je als virtual assistant kunt oppakken voor je klanten!
Wat doet een virtual assistant precies? Die vraag krijgen we vaak bij VA school. En ook als je gaat starten als virtual assistant, of al lang als VA aan het werk bent, zul je die vraag regelmatig horen. Wij denken dat daar twee redenen voor zijn. Ten eerste is het begrip virtual assistant nog niet bij iedereen bekend (ook al zijn er al duizenden VA's werkzaam in Nederland en België). We zijn dan ook hard aan het werk om die bekendheid te vergroten. En gelukkig zien steeds meer ondernemers de enorme voordelen van het werken met een virtual assistants. Ten tweede zijn er zoveel werkzaamheden die je als VA voor klanten kunt uitvoeren, dat het antwoord op die vraag gewoon niet zo makkelijk te geven is!
Virtual assistant worden
Als virtual assistant ben je een zelfstandige, flexibele professional die ondernemers online (en soms op locatie) ondersteunt. De meeste VA's werken op freelance of zzp-basis. Dat kan variëren van een paar uur per week of maand tot een paar dagen per week. En van tijdelijk, op projectbasis, tot structureel maanden achter elkaar. Je helpt ondernemers met zaken waar zij niet aan toekomen. Of die ze willen uitbesteden omdat ze er zelf niet genoeg kennis van, of plezier in hebben. Je bent daarin echt een volwaardige partner van de ondernemer. Het is aan jou om te besluiten welke werkzaamheden jij voor hen wilt oppakken.
Het is trouwens niet verplicht een virtual assistant opleiding te volgen, iedereen mag zich virtual assistant noemen. Maar een VA-opleiding geeft je wel een hele goede basis: om je bedrijf op te zetten, om je voor te bereiden op wat je te wachten staat en om te ontdekken waar jouw kracht ligt. Want dat je 'heel goed bent' in wat je nu doet betekent natuurlijk niet dat je dat als virtual assistant ook moet blijven doen. Misschien zijn er wel andere dingen waar je ook heel goed in bent, of waar je heel goed in kunt worden. En misschien word je daar wel veel gelukkiger van!
Doen waar jij blij van wordt
Geld verdienen met werk waar je blij van wordt? Dat kan dus echt! Want als virtual assistant heb je de mogelijkheid om jouw dienstenpakket zo vorm te geven dat je lekker veel kunt doen van de werkzaamheden die je het allerleukst vindt. Klinkt als een droombaan toch? Er zijn VA's die hun klanten helpen met social media management, die planningen maken, structuur aanbrengen, teksten schrijven, podcasts maken en meer. Sommige virtual assistants hebben gekozen voor een bepaald type klant of branche: voor werken in de hippische wereld, in de gezondheidszorg, kinderopvang of de evenementenbranche. Ook daar heb je de keuze in. Daarnaast is virtual assistant worden niet leeftijdsgebonden. Je ervaring en flexibiliteit worden juist gewaardeerd!
Welke diensten kun je als virtual assistant aanbieden?
Om je te inspireren en je een idee te geven van de diensten die je als virtual assistant kunt aanbieden, hebben we informatie uit Het grote virtual assistant onderzoek verzameld en rondgevraagd in de VA community. En al die werkzaamheden, meer dan 300, hebben we voor je op een rijtje gezet. Het mooie is dat het vak van virtual assistant continue in beweging is. De afgelopen jaren hebben steeds meer ondernemers de stap naar online genomen, en dat zien we terug in de werkzaamheden van VA's, die daar perfect op inspelen. Werken als virtual assistant is nooit saai en dat maakt het zo'n fantastisch vak!
Werken met A.I.: een gamechanger voor virtual assistants
Artificial Intelligence (A.I.) is allang geen toekomstmuziek meer. Het is here to stay — en het biedt enorme kansen voor jou als virtual assistant. Steeds meer ondernemers zijn op zoek naar slimme manieren om hun werk te versnellen, verbeteren of automatiseren. En jij kunt daarbij helpen.
Of het nu gaat om het maken van content, analyseren van data of het automatiseren van processen: A.I. kan jouw werk (én dat van je klant) een enorme boost geven. Het mooie? Jij hoeft echt geen techneut te zijn om hiermee aan de slag te gaan. Met de juiste tools, wat nieuwsgierigheid en een beetje oefening kun je al snel veel waarde toevoegen. Denk mee, test tools uit en laat zien dat jij de expert bent die ondernemers nodig hebben in dit snel veranderende landschap.
Er zijn misschien wel 1000 taken die een VA kan overnemen. We zullen deze lijst daarom regelmatig updaten. Mis je nog iets in onderstaand overzicht? Laat het ons weten in een reactie onderaan de pagina!
Ruim 300 werkzaamheden die je als virtual assistant kunt oppakken voor je klanten:
Office Support
- Agendabeheer
- Afspraken inplannen
- Afspraken bevestigen
- Beheer van lopende contracten
- Projectplanning
- Structureren administratie
- E-Mail inbox organiseren
- Opzetten van filters en auto-reply's
voor e-mail - Maken van templates voor e-mail
- Beantwoorden van e-mails
- Notuleren
- Notities uitwerken
- Subsidieaanvragen indienen
- Verwerkingsregister maken/
bijhouden - Bestanden organiseren
- Researchen leveranciers
- Software researchen
- Salarisadministratie
- Archiveren
- Spreadsheets maken
- Meeting-ruimtes reserveren
- Office 365 inrichten
- Opstellen van contracten
- Urenregistratie
- Kilometerregistratie
- Correspondentie (meertalig)
- Visa regelen
- Kerstpakketten uitzoeken en
bestellen - Relatiegeschenken uitzoeken en
bestellen - Presentatiemateriaal bestellen
- Backoffice managen
- Vakantieplanning maken
- HR-ondersteuning
- HR-administratie
- Capaciteitsplanning
- Opzetten prioriteitenlijst
- Briefen van freelancers
- Inplannen van freelancers
- Inplannen werk- en klantbezoeken
- Privé-afspraken plannen en regelen
- Voortgangsbeheer
- Budgetbeheer
- AVG-proof maken bedrijf
- Douaneformulieren voorbereiden
- Verzekeringen nalopen
- Inkoop management en
voorraadbeheer - Organisatie evenementen managen
- Research voor projecten
- Optimaliseren van bedrijfsprocessen
- Boeken van reizen
- Onboarden nieuwe medewerkers
- Wijzigen van gegevens bij KVK, AFM
en andere instanties - Tekenklaar maken van overeen-
komsten, volmachten, aandeelhouders-
besluiten etc. - Learning & development
- Wijzigingen in wet- en regelgeving
signaleren en implementeren - Coördineren verhuizingen
- Koppelen van systemen
- Begeleiden van Expats (Juridisch,
wonen, praktisch) - Implementeren van meetsystemen
- Hulp bij CO2 vraagstukken
- Schrijven van een omgevings-
managementplan - Klankbord zijn voor ondernemer
- Registratie van ISBN-nummers
- Nieuwe tools en toepassingen
implementeren - Werkplan maken
- Team van VA's aansturen
- Efficiënte oplossingen implementeren
- Uitwerken dictaten
- Dossierbeheer
- Digitaal archief bijhouden
- Juridische stukken voorbereiden
- Google Drive op orde houden
- Ledenadministratie
- Praktijk managen
- Functie-omschrijvingen maken
- Kandidaten-selectie
- Storingsmeldingen verwerken
- MS Teams support
- Research doen
- Kwaliteitscontrole
- Systemen inrichten
- Drukwerk bestellen
- Kantoorartikelen bestellen
- Coördinatie vergaderstructuur
- Opschonen documenten
- Coderen
- Roosters maken
- Verzuimrapportages maken
- Doorlooptijden trajecten bijhouden
- Certificeringen voorbereiden
- Auto-responder instellen voor mail,
WhatsApp en social media - To Do lijsten maken
- (Software) Abonnementen updaten
en beheren - Vergaderingen voorbereiden
- Trainen van nieuwe medewerkers
Content en Ontwerp
- Schrijven van converterende
nieuwsbrieven - Schrijven van persberichten
- Blogs publiceren
- Redigeren van teksten
- Proeflezen van teksten
- Schrijven van productomschrijvingen
voor webshops - Tekstredactie
- Uitwerken van transcripties
- Verslaglegging
- Samenvattingen schrijven
- Vacatureteksten schrijven
- Beleidsstukken schrijven
- Blogs schrijven
- Managen van gastblogs
- Bedenken van vragen voor interviews
- Interviews afnemen
- Teksten vertalen
- SRT-bestanden maken
- Nieuwsbrief opmaken
- Huisstijl ontwikkelen
- Brandbook maken
- Ontwerp flyers/visitekaartjes etc.
- Posters maken
- Fotograferen
- Fotobewerking
- Infographics maken
- Video's maken
- Video editing
- Video’s ondertitelen
- Online magazines maken
- Werkboeken maken
- e-Books maken
- Ontwerp brochures
- Onderwijsmateriaal maken
- Weggever voor website vormgeven
- Advertenties maken
- Foto-databank aanleggen
- Nieuwsbrieven inplannen
- Communicatie-advies geven
- Keyword onderzoek
- SEO optimalisatie content
- Visuals maken voor social media
(in bijv. Canva) - Illustraties maken
- Presentaties maken
- Content creatie
- Content planning
Werkzaamheden met behulp van A.I.
- Meedenken en adviseren over goede prompts (input) voor tools als ChatGPT
- Een pakkende en strategische ChatGPT-bio schrijven voor je klant
- Een eigen custom GPT maken om veelgestelde vragen te beantwoorden of basisinformatie te geven aan klanten
- A.I.-tools gebruiken om grote hoeveelheden data te analyseren en slimme inzichten te bieden
- Content creëren of verbeteren met hulp van A.I., zoals blogs, social media posts of nieuwsbrieven
- Social media posts automatisch laten plaatsen en slimme reacties automatiseren
- Gepersonaliseerde e-mailcampagnes opzetten die automatisch inspelen op klantgedrag
- A.I. inzetten voor het beheren van agenda’s, plannen van afspraken en versturen van reminders
- Monitoren wat er online over een merk wordt gezegd, inclusief sentimentanalyse via A.I. (een manier om automatisch te achterhalen welk gevoel of welke mening er in een tekst zit)
- Teksten laten checken en verbeteren op spelling, grammatica én tone of voice
- A.I. gebruiken voor het doen van design-suggesties op basis van gebruikersgedrag
- Gepersonaliseerde leertrajecten opzetten voor e-learning of online programma’s
- Voorraad beheren en voorspellen wat er nodig is, met behulp van slimme algoritmes
- Productaanbevelingen laten doen op basis van klantvoorkeuren en -gedrag
- Automatisch follow-up e-mails versturen die precies aansluiten bij eerdere klantacties
- Vertalingen en meertalige content maken met behulp van A.I.
- Transcripties en samenvattingen maken van video’s of podcasts
- Klantensupport opzetten met behulp van A.I. (bijv. met chatbots)
- A.I. inzetten voor SEO-optimalisatie
- Visuele content laten genereren zoals afbeeldingen, grafieken of social visuals
- A.I. inzetten voor het schrijven van scripts of outlines voor video’s, webinars of presentaties
Marketing
- Advertenties plannen
- E-Mail marketing
- E-Mail lijst beheren
- Analyseren resultaten
e-mailcampagnes - Concepten bedenken
- Sourcen van weggevers
- Technische ondersteuning bij webinars
- Moderaten bij webinars
- Verzenden van bedankjes naar klanten
- Strategie bepalen
- Concurrentie-onderzoek
- SEA
- Maken en versturen van surveys
- Productlanceringen
- Benaderen van klanten voor reviews
- Reageren op reviews
- Maken van polls en quizzen
- SWOT-analyses maken
- Opzetten van campagnes op diverse kanalen
- Marketing Automatisering
- Bedrijfsvideo's (laten) maken
- Contact leggen met influencers
- Schrijven communicatieplan
- Branding
- Trends signaleren
- Conceptcreatie
- Hoofdlijnen uitstippelen
- Onderwerpen aandragen voor video’s/podcasts etc.
- Boeken van interviews
- Klantprofielen maken
- Rectruitment marketing
- Video-marketing
- Sparren met ondernemers
- Consistentie huisstijl beoordelen
- Brandbook samenstellen
- FAQ’s samenstellen
- Adressen importeren voor advertenties op social media
- Split-testen van advertenties
Sales
- Klantretentie
- CRM-database bouwen/updaten
- Maken van rapportages
- Powerpoint-presentaties maken
- Verkooppresentaties schrijven
- Creëren van leads-lijsten via LinkedIn
- Opzoeken van contactgegevens prospects
- Brainstormsessies
- Afspraken inplannen
- Bevestiging van afspraken
- Klantenservice
- Telefoondienst
- Koude acquisitie
- Warme acquisitie
- Offertes maken
- Offertes nabellen
- Offertes invoeren
- Contractbeheer
- Data-entry
- Onboarding nieuwe klanten
- Live chat support
- Concurrentie-onderzoek
- Feedback van klanten verzamelen
- Terugkoppelen van feedback
- Prijsvergelijkingen
- Opzetten en inrichten van CS-systeem zoals bijvoorbeeld Zendesk
- Orderverwerking
- Orders versturen
- Schrijven klachtenafhandelingsplan
- Verkoopgesprekken en upselling
- Ordermanagement
- Klantenlijst updaten
- Telefonische enquêtes afnemen
- Reviews opvragen
- Kopersbegeleiding
- Patiëntencontact onderhouden
- Opstellen opdrachtbevestigingen
Techniek
- Website beheer
- Website onderhoud
- Website design
- Maken van back-ups
- Domeinregistratie
- Aanvragen hosting
- Performance check website
- Beveiligingscheck website
- Installeren SSL certificaat
- Installeren plug-ins
- Updaten plug-ins
- CSS-aanpassingen doorvoeren
- Maken van landingspagina's
- User experience optimaliseren
- Technische problemen oplossen t
- Online systemen koppelen
- Technische SEO-optimalisatie
- Koppelen Google Analytics
- Toevoegen pixels en trackers
- Koppelen betaalfunctionaliteiten
- e-Mail automatiseren
- Funnels bouwen
- Online academies bouwen
- Online academies vullen
- Online academies onderhouden
- Webshop bouwen
- Webshop artikelen toevoegen
- Productfoto's toevoegen aan webshop
- Troubleshooten
- Reserveringssystemen implementeren
- Affiliate-systemen installeren
- Affiliate-systemen koppelen
- AVG proof maken website
- Technische ondersteuning bij podcasts
- Podcasts editen
- Technische ondersteuning bij webinars
- Marketing automatisering
- Fouten in gebouncede e-mails oplossen
- Reviews op website plaatsen
- Formulieren maken voor website
- Gebroken linkjes op de website oplossen
Evenementen
- Draaiboek maken
- Begroting maken
- Sprekers en/of artiesten regelen
- Locaties scouten en boeken
- Vervoer en accommodatie regelen
- Catering regelen
- Uitnodigingen versturen
- Ticketverkoop coördineren
- Online registratie deelnemers regelen
- Workshops organiseren
- Gasten ontvangen
- Promovideo (laten) maken
- Promotie evenementen
- Sponsorpakketten samenstellen
- Sponsoren benaderen
- Noodplan opstellen
- Vergunningen aanvragen
- Registeren bij evenementenkalenders
- Contact met lokale media onderhouden
- Personeel en vrijwilligers regelen
- Beveiliging regelen
- Contact met leveranciers onderhouden
- Goodiebags samenstellen
- Online evenement organiseren
- Technische ondersteuning online evenement
- Troubleshooten tijdens evenement
- Bedankjes regelen
- Aftermovie (laten) maken
Social Media & Online Communities
- Social media accounts opzetten
- Beheren social media accounts
- Hashtag onderzoek
- Inplannen berichten
- Social media marketing
- Beheer YouTube kanaal
- Uploaden video’s YouTube
- Community management
- Interactie met volgers
- Zoeken en delen van content van andere partijen
- Maken van berichten
- Analyse van resultaten
- Advertentie targeting
- Adverteren op social media
- Opzetten van groepen
- Moderaten van groepen
- Maken en beheren bedrijfspagina LinkedIn
- Pinterest pins maken
- Pinterest boards maken en beheren
- Pinterest pins linken naar website
- Optimaliseren bestaande profielen
- Wedstrijden organiseren
- Wedstrijden opvolgen en prijzen versturen
- Social Media-strategie bepalen
- Content Kalender maken
- Nieuws-alerts opzetten
- Podcasts maken
- Podcasts uploaden
- Podcasts editen
- Maken van soundbites uit podcasts
- GIFjes maken
- Stories maken
- Social media templates maken
- Forum beheer
- Webinars moderaten
- Webcare
- Banners op social media op vaste momenten aanpassen
- Moderaten van reacties op YouTube
- Transcripts maken van video’s en deze in de beschrijving van video’s op YouTube plaatsen
- Bestaande content linken aan Pinterest
- Uitnodigen van connecties op LinkedIn
Boekhouding
- Inboeken inkoopfacturen
- Betalingen uitvoeren
- Maken en verzenden van facturen
- Nabellen niet betaalde facturen
- Automatiseren van boekhouding
- Inrichten van boekhouding
- Bonnen inscannen
- Bankmutaties verwerken
- Maken van creditnota's
- e-Boekhouden opzetten
- e-Boekhouden instructie geven
- BTW-aangifte
- Voorbereiden belastingaangifte
- Crediteurenbeheer
- Debiteurenbeheer
- Declaraties inboeken
- Jaarrekening opstellen
- Opschonen administratie
- Aftrekposten checken
- Ondersteuning bij audits
Ben jij benieuwd welke van de 300 werkzaamheden bij jou passen? Doe de VA quiz en ontdek welk type VA jij bent!
En wil je ontdekken of het werken als virtual assistant iets voor je is? Doe dan mee aan de bruisende VA oriëntatieweek!
Ik mis de taken van de gezondheidszorg
VA is zeker een mogelijkheid voor mij om aan de slag te gaan want ik ben breed kwa kennis en ervaring graag ik wil verder meer informatie hierover.
Wat ik me afvraag… al je daadwerkelijk aan de gang wil als VA hoe werf je dan klanten? Is hier een platform voor?
Hi Ivana, goede vraag. Ja hier zijn zeker platformen voor en ook bureaus die voor VA’s bemiddelen. Wij houden echter veel meer van zelf de regie houden en leren onze deelnemers hoe zij zelf hun klanten kunnen werven. Onder andere door het gebruikmaken van hun netwerk, social media, netwerkclubs en andere routes.
Goedendag beste Hanneke,
Zou ik alsjb meer info kunnen ontvangen m.b.t. de opleiding(en) en in hoeverre jullie bemiddelen bij het vinden van een opdrachtgever/match?
Met dank en vriendelijke groet,
Gilsonia Plak
Hi Gilsonia, op https://ikwordva.nl/ kun je alles lezen over onze VA opleiding. Wij helpen onze deelnemers bij het vinden van opdrachtgevers. En je krijgt bij het behalen van je certificaat ook een plek op onze website vaprofiel.nl waar we vraag en antwoord bij elkaar brengen. Kan ik verder nog iets voor je betekenen?
Wat is het gemiddelde uurtarief van een VA?
Hi Martine, het nieuwe VA onderzoek is in volle gang, maar hier vind je het rapport van ’24/’25: https://vagalaxy.com/va-onderzoek/